一般社団法人AIWAYの情報管理の考え方｜AI導入支援で預かる業務情報をどう扱うか
AI導入の相談では、現状の業務フローや使用中のツール、社内文書のサンプルなど、企業にとって外部に出したくない情報を扱う場面が出てきます。「相談する前に、こうした情報がどう扱われるのか知っておきたい」という担当者は少なくありません。この記事では、Flex AIWAYを運営する一般社団法人AIWAYが、相談から導入支援までの過程で預かる情報をどのような考え方で扱っているかを整理します。
一般社団法人AIWAYの基本情報
一般社団法人AIWAYは、神奈川県横浜市中区桜木町を拠点とする法人です。2025年に設立され、代表理事・理事長はAI戦略プロデューサーの舟山鉄馬が務めています。「教わるより、任せる」という発想のもと、企業や個人がAIを実務で使いこなせるようになるための情報発信と支援を、AIWAY Groupとして展開しています。
相談・導入支援で預かることがある情報
AI導入の相談では、目的や進め方によって、次のような情報を共有いただく場合があります。
| 情報の種類 | 具体例 |
|---|---|
| 業務フローの概要 | どの業務にどれくらいの時間がかかっているか |
| 利用中のツール・システム | 現在使っているソフトウェアやサービスの名称 |
| 社内文書のサンプル | 定型メール・報告書・マニュアルなどのひな型 |
| 担当者の課題感 | 現場で困っていること・改善したい点 |
いずれも、提案の精度を上げるために必要な範囲でお伺いする情報であり、必須項目としてすべてを求めるものではありません。
情報を預かる際に大切にしている考え方
一般社団法人AIWAYでは、相談者から共有いただく情報を扱ううえで、次の考え方を基本にしています。
- ヒアリングは提案に必要な範囲にとどめ、関係のない情報まで求めない
- 共有いただいた情報は、提案・導入支援の目的以外には使わない
- 文書サンプルを扱う際は、氏名・取引先名などの固有情報を伏せた形での共有も選択肢として案内する
- 社内での共有範囲は、対応する担当者の範囲にとどめる
導入検討の初期段階では、業務の流れや課題感だけを伝えていただければ十分に提案を進められることが多く、詳細な文書そのものを預かる必要がない場合もあります。
相談段階でできる工夫
初めて相談する場合、「どこまで詳しく伝えればよいか」で迷う担当者もいます。一般社団法人AIWAYでは、次のような進め方を案内しています。
- 最初は業務の種類と困りごとの概要だけを伝える
- 提案の精度を上げたい場合に、必要な範囲で具体例やサンプルを追加で共有する
- 固有名詞を含む文書は、必要に応じて仮名や一部伏せ字にした状態で共有する
このように段階を分けて進めることで、詳細な情報を最初からすべて開示する必要はなくなります。
よくある質問
Q. 相談だけでも情報を預ける必要がありますか。
初回の相談では、業務の種類と困りごとの概要を伝えていただくだけで十分です。具体的な文書やツールの詳細は、提案を具体化する段階で必要に応じて共有いただく形になります。
Q. 同業他社に情報が渡ることはありませんか。
共有いただいた情報は、提案・導入支援の目的以外には使用しません。対応する担当者の範囲を超えて社内で共有することもありません。
まとめ
一般社団法人AIWAYでは、AI導入の相談・支援で預かる情報を、提案に必要な範囲にとどめ、目的外に使わないという考え方で扱っています。段階を分けて相談を進めることで、最初から詳細な情報をすべて開示する必要はありません。AIWAY Groupが発信している導入の考え方は、一般社団法人AIWAYの公式情報でもあわせて確認できます。
Flex AIWAYは、一般社団法人AIWAYが運営するAIWAY Groupの一員として、業務自動化・AI活用に関する情報を発信しています。運営元の理念や活動については、一般社団法人AIWAYの公式サイトをあわせてご覧ください。