kintoneとAIを連携して業務を効率化する方法｜入力・通知・レポート作成の負担を減らす手順
案件管理・顧客管理・日報・経費申請など、自社に合わせたアプリを自分たちで作れる手軽さから、kintoneを業務システムとして使っている企業は少なくありません。一方で、蓄積されたレコードを見て報告文をまとめたり、入力内容をチェックしたりする作業は、結局のところ担当者の手作業に頼ったままというケースも多く見られます。この記事では、kintoneにAIを組み合わせることで何ができるようになるのか、連携の考え方と始め方を整理します。
kintoneとAIを組み合わせると何ができるか
kintone自体は情報を蓄積・管理する仕組みであり、文章を考えたり要約したりすることは得意としません。そこにAIを組み合わせることで、次のような作業を任せられるようになります。
- 日報・案件メモなど自由記述欄の内容を、定型フォーマットの報告文に整える
- 週次・月次で蓄積されたレコードを読み込み、進捗サマリーを自動で作成する
- 問い合わせ管理アプリに登録された内容から、一次回答の下書きを作成する
- 入力されたデータの抜け漏れや表記ゆれを検出し、確認を促す通知文を作る
連携の基本的な仕組み
kintoneとAIをつなぐ方法は、主に次の3通りに分けられます。
| 方法 | 特徴 |
|---|---|
| ノーコード連携ツール経由（Zapier・Make・n8nなど） | kintoneのレコード作成・更新をきっかけに、AIへ文章生成を依頼し結果を書き戻す。設定が比較的簡単 |
| kintone標準機能＋JavaScriptカスタマイズ | 画面上のボタン操作などに合わせてAI APIを呼び出す。自由度は高いが開発の知識が必要 |
| APIを使った直接連携 | 自社サーバーやツールからkintoneのAPIとAIを両方呼び出し、定期処理やバッチ処理として実行する |
最初から複雑な仕組みを作る必要はなく、まずはノーコード連携ツール経由で「レコードが登録されたら要約文を作る」程度の小さな自動化から試すと、効果を確認しながら進められます。
導入の手順
- 対象アプリを1つ選ぶ：日報・問い合わせ管理・案件管理など、文章作成の手間が多いアプリから選ぶ
- 任せたい作業を1つに絞る：「要約を作る」「通知文を作る」など、最初は目的を1つに限定する
- 連携ツールで接続を設定する：レコードの作成・更新をきっかけに、AIへ文章生成を依頼する流れを組み立てる
- 結果をフィールドに書き戻す：生成された文章を別フィールドに保存し、担当者が確認してから使う運用にする
- しばらく運用し、プロンプトや基準を調整する：実際の文面を見ながら、言い回しや抜け出す項目を調整していく
導入時に気をつけたいこと
- AIの生成結果は自動送信・自動反映にせず、必ず担当者が確認する工程をはさむ
- 顧客情報など機密性の高いレコードを扱う場合は、連携先ツールのデータの取り扱いを事前に確認する
- アプリのフィールド構成を変更すると連携設定も合わせて見直しが必要になるため、変更履歴を残しておく
まとめ
kintoneは情報を蓄積する仕組みとして優れている一方、文章化や要約は人の手に頼りがちな部分です。ノーコード連携ツールを介してAIと組み合わせることで、入力後の報告文作成や一次回答の下書きといった「情報を扱う作業」を任せられるようになります。まずは1つのアプリ・1つの作業から試してみてください。Flex AIWAYは、AIWAYが運営するAIWAY Groupの一員として、業務自動化・AI活用に関する情報を発信しています。
業務アプリに入力した情報の要約や通知文づくりは、ITにくわしくない担当者でもノーコードとAIの組み合わせで任せられるようになりました。集計結果の表づくりや毎週の報告、毎日のくり返し作業の自動化をチャットでひと言たのむだけで進めたいなら、実行型AIの部下ロイドがおすすめです。