Microsoft 365 Copilotの業務活用｜Word・Excel・Teamsに組み込まれたAIをどう使うか
「AIを業務に取り入れたいが、新しいツールを覚える余裕がない」という悩みを抱える担当者は少なくありません。すでにMicrosoft 365（Word・Excel・PowerPoint・Teams・Outlookなど）を使っているなら、そこに組み込まれた「Microsoft 365 Copilot」から始めるという選択肢があります。ChatGPTやClaudeのように別画面を開いて使うのではなく、普段の作業画面の中でAIに指示を出せる点が特徴です。この記事では、Copilotで何ができるのか、既存のAIサービスとどう違うのかを整理します。
Microsoft 365 Copilotとは何か
Microsoft 365 Copilotは、Word・Excel・PowerPoint・Teams・Outlookといった既存のOfficeアプリの中に組み込まれる形で使えるAI機能です。契約しているMicrosoft 365のプランに、Copilotのライセンスを追加する形で利用できます。別のサービスに文章をコピー＆ペーストする手間がなく、作業中のファイルやメール画面から直接AIに指示を出せることが最大の特徴です。
ChatGPT・Claudeとの違い
| 観点 | ChatGPT・Claudeなど | Microsoft 365 Copilot |
|---|---|---|
| 使う場所 | 専用のチャット画面 | Word・Excel・Teamsなど作業中の画面内 |
| 参照できる情報 | 貼り付けた内容が中心 | 契約範囲内でメール・会議記録・社内ファイルも参照可能 |
| 向いている場面 | 幅広いテーマの相談・下書き作成 | 今開いているファイルや会議に関する作業 |
どちらが優れているというより、性質が異なるツールです。テーマを問わず相談したいときはChatGPTやClaude、今のファイルや会議の続きとして作業したいときはCopilot、という使い分けが現実的です。
Word・Excel・Teamsでできること
- Word：たたき台となる文書の下書き作成、既存文書の要約、文章のトーン調整
- Excel：入力されているデータの傾向をまとめて説明してもらう、関数の提案、表からの気づきの言語化
- Teams：会議中の発言を自動で要約し、決定事項や次のアクションを整理する
- Outlook：受信メールの要約、返信文の下書き作成
いずれも「ゼロから作る」というより、「すでにある情報を整理してもらう」使い方が中心です。会議の議事録作成や、長いメールスレッドの要点把握など、日常的に時間を取られている作業から試すと効果を実感しやすくなります。
使い始める前に確認すること
- 契約プランにCopilotライセンスが含まれているか確認する：Microsoft 365の契約内容によっては、Copilotが別途ライセンスとして追加契約が必要な場合があります。情報システム担当者や契約窓口に確認しましょう。
- 参照範囲の設定を確認する：Copilotは契約している組織内のメールや会議記録を参照できる場合があるため、どの範囲の情報にアクセスできるかを事前に確認しておくと安心です。
- 小さな作業から試す：いきなり全社展開するのではなく、まずは会議の議事録要約やメールの下書きなど、負担が軽く効果を実感しやすい作業から試すと、社内への定着がスムーズです。
よくある質問
Q. ChatGPTやClaudeを使っている場合、Copilotも別途契約する必要がありますか？
A. 必須ではありません。ChatGPTやClaudeは幅広いテーマの相談や文章作成に、Copilotは今開いているOfficeファイルや会議の作業に、と役割が異なるため、業務内容に応じてどちらを優先するかを決めるとよいでしょう。すでにMicrosoft 365を全社で契約している場合は、追加コストと効果を比較しながら検討するのが現実的です。
Q. 社外のお客様情報を含む資料でも使って大丈夫ですか？
A. 契約しているMicrosoft 365のプランやCopilotのデータ取り扱い方針によって扱いが異なるため、機密情報や個人情報を含む資料を使う前に、契約内容と社内の情報セキュリティ規程を確認してください。不安がある場合は、情報を伏せた状態で試してから範囲を広げる進め方が安全です。
まとめ
Microsoft 365 Copilotは、普段のWord・Excel・Teamsの中でそのまま使えることが最大の利点です。新しいツールを覚える負担を抑えながら、会議の議事録要約やメールの下書きといった身近な作業からAI活用を始められます。Flex AIWAYは、一般社団法人AIWAYが運営するAIWAY Groupの一員として、自社の環境に合わせたAI活用の考え方を発信しています。