AIWAY GroupのFLEXで報告書と提案書の下書きを任せる｜打ち合わせのメモから文書の形に整える進め方
報告書や提案書は、中身を考える時間よりも、白い画面の前で書き始めるまでの時間のほうが長くかかることがあります。打ち合わせは終わっているのに、文書にまとめる時間が取れず、後回しになってしまう。そんな状態を軽くするのが、AIWAY Groupの業務AI「FLEX」の文書作成支援です。この記事では、報告書と提案書の下書きをFLEXに任せる進め方を紹介します。
FLEXの文書作成支援でできること
FLEXは、書類作成・メール対応・社内の問い合わせ・管理業務をAIで支援する業務AIです。主な機能の一つである文書作成支援では、提案書・報告書・各種ドキュメントの下書きをAIが作成します。
ゼロから書き始める時間がなくなるため、担当者は内容の確認と仕上げに集中できます。たとえば、打ち合わせのメモを渡して報告書の形に整えてもらう、前回の提案書を土台に新しい提案の骨組みを作ってもらう、といった使い方ができます。
任せるのは下書き、仕上げるのは人
役割の分け方を先に決めておくと、安心して任せられます。
- AIに任せる：メモを文書の構成に並べ替える、見出しをつける、文章の形に整える、前回の文書をもとに下書きを作る
- 人が仕上げる：事実の確認、数字や日付、相手に合わせた言い回し、提出するかどうかの最終判断
報告書や提案書は、相手に渡った時点で会社の約束ごとになります。内容が正しいかどうかを確かめる役目は、必ず人が持つようにします。
下書きの前にそろえておく材料
FLEXに渡す材料が整っているほど、下書きの質は上がります。次の四つを用意しておきましょう。
- 文書の目的（何のために、だれに出すか）
- 打ち合わせのメモや、決まったことの箇条書き
- 数字や日付など、正確に載せたい情報
- 前回の同じ種類の文書（あれば、形の見本になります）
メモは、きれいな文章でなくても構いません。箇条書きや走り書きのままで、AIが文書の形に整えます。
報告書の下書きを任せる流れ
打ち合わせや作業のあとの報告書は、次の流れで進められます。
- メモと、報告する相手を伝える
- FLEXが、結論・経過・次にやることの順に並べた下書きを作る
- 担当者が、事実と数字を確かめて直す
- 文面を整えて提出する
報告書は、結論を最初に置く形にしておくと、読む側が判断しやすくなります。下書きの時点で結論が先頭に来ているかを、確かめる項目に入れておきましょう。
提案書の下書きを任せる流れ
提案書では、前回の提案書を土台にする使い方が向いています。
- 前回の提案書と、今回の相手の課題を伝える
- FLEXが、課題・提案内容・進め方の順に並べた下書きを作る
- 担当者が、相手に合わせた具体例や条件を書き足す
- 内容を上司や関係者に確かめてもらい、提出する
相手の事情を一番知っているのは担当者です。AIが作った下書きに、担当者だけが知っている一言を足すことで、提案書は「その相手のための文書」になります。
最初の一件の選び方
最初から重要な提案書を任せる必要はありません。社内向けの週次報告や、打ち合わせの共有メモのように、社外に出る前に何度も人の目が入る文書から始めると、下書きの質や直しの量をつかめます。慣れてから、社外向けの文書へ広げていきます。
会社の外に向けた発信もAIに任せたいとき
書類の下書きに限らず、AIに仕事を任せることは、パソコンやAIにくわしくない人でもできるようになっています。会社のホームページやブログ、SNSの更新まで手が回らないときは、AIKOAIなら、チャットでひと言たのむだけで、公開や投稿まで進められます。AIKOAIのサービス紹介もあわせてご覧ください。
まとめ
- FLEXの文書作成支援は、報告書・提案書などの下書きをAIが作る機能
- 任せるのは下書きと形づくり、事実や数字の確認と最終判断は人が持つ
- 目的・メモ・正確な情報・前回の文書の四つをそろえると、下書きの質が上がる
- 最初は、社内向けの週次報告など、何度も人の目が入る文書から始める