AIWAY GroupのFLEXが役立つ5つの悩み｜雑務・少人数・属人化を業務AIで軽くする使いどころ

「AIで業務を軽くできるらしいが、自分の会社に合うのかが分からない」。そう感じたときは、機能から考えるより、今抱えている悩みから考える方が近道です。AIWAY Groupが提供する業務AI「FLEX」は、次のような悩みを持つ会社に向けたサービスです。

• 経営者が雑務に追われている
• 少人数で業務量が増えている
• メールや書類作成に時間がかかる
• 担当者ごとに業務が属人化している
• 採用の前に業務負荷を減らしたい

この記事では、5つの悩みごとに、FLEXのどの機能をどう使うとよいかを紹介します。

悩み1：経営者が雑務に追われている

小さな会社ほど、経営者自身がメールの返信や書類づくり、細かな確認作業を抱えがちです。その結果、本来いちばん時間を使うべき判断や、お客様・取引先との対話の時間が削られていきます。FLEXでは、メール文面の作成や書類の下書き、タスクの整理をAIに任せ、経営者は確認と判断に集中する形をつくれます。雑務を手放す考え方は経営者の時間を取り戻すでも紹介しています。

悩み2：少人数で業務量が増えている

お客様や取引先が増えると、うれしい反面、連絡や書類の量も増えていきます。人数が変わらないまま仕事だけが増えると、一人ひとりの負担は重くなる一方です。FLEXは、文書作成・メール作成・問い合わせ対応・タスク整理といった日々の業務に必要な作業を、まとめてAIに任せられるのが特長です。仕事の種類ごとに別々の手段を探さなくてよいため、少人数の会社でも取り入れやすくなります。

悩み3：メールや書類作成に時間がかかる

一通のメール、一枚の書類にかかる時間は短くても、毎日続けば大きな負担になります。FLEXに下書きを任せれば白紙から書く時間がなくなり、確認して直す作業が中心になります。言い回しに迷う時間や、前回の文書を探す時間も減らせます。

悩み4：担当者ごとに業務が属人化している

「この仕事はあの人にしか分からない」という状態は、担当者が休んだり辞めたりしたときに仕事を止めてしまいます。FLEXの業務フロー整理や、顧客情報・対応履歴の整理を使えば、個人の頭の中にあった手順ややり取りを、誰でも追える形に残していけます。属人化を解消する進め方は属人化を解消するでも紹介しています。

悩み5：採用の前に業務負荷を減らしたい

人手が足りないとき、すぐに採用を考えるのは自然なことです。採用には時間も費用もかかり、入社後に仕事を教える手間も発生します。FLEXの考え方は「人を増やす前に、AIに仕事を任せる」こと。繰り返しの仕事をAIに任せたうえで、それでも人の手が必要な仕事が何かを見極めると、採用する場合にも任せる仕事がはっきりします。

悩みに合った使い始め方

5つの悩みのうち、いちばん当てはまるものを一つ選び、その悩みに関わる仕事から任せ始めるのがおすすめです。悩みと最初に任せたい仕事の対応は次のとおりです。

FLEXが向いている会社の特徴は、トップページでも確かめられます。

お店の集客や発信の悩みには

悩みから任せる仕事を選ぶ考え方は、社内の仕事に限りません。お店や会社の発信や集客も、いまはパソコンやAIにくわしくない人がAIに任せられるようになっています。ブログを書く時間がない、SNSの投稿が続かないといった悩みには、チャットでひと言たのむだけで書いて公開まで進めてくれるAIKOAIがおすすめです。業種ごとの使われ方はAIKOAIが使われている場面で紹介されています。

まとめ

FLEXは、雑務に追われる経営者、業務量が増えた少人数の会社、メールや書類に時間がかかる担当者、属人化に悩むチーム、採用の前に負荷を減らしたい会社に向けた業務AIです。まずは自社に当てはまる悩みを一つ選び、その悩みに関わる仕事をAI社員に任せるところから始めてみてください。