BCP（事業継続計画）の作成をAIで効率化する方法｜中小企業が最初の1冊を作るまでの手順

BCP（事業継続計画）は、地震・水害・感染症の流行・システム障害といった緊急事態が起きたときに、事業を止めない、または早く再開するための計画書です。重要性は理解していても、「何を書けばよいか分からない」「ひな型はあるが自社の実情に合わせて埋める作業が終わらない」という理由で後回しになっている中小企業は少なくありません。この記事では、AIを使ってBCPの骨子づくりから文書化までを進める手順を紹介します。

BCP作成でAIが使える場面

BCP作成の工程のうち、AIが下書き作成や整理を担える場面を整理すると次のとおりです。

いずれも「ゼロから書き起こす負担」を減らすための使い方であり、AIが整理した下書きを経営者や担当者が自社の実情に合わせて確認・修正してから正式な計画書にする運用であれば、専門コンサルタントに依頼しなくても最初の1冊を形にできます。

リスクの洗い出しを効率化する

BCP作成で最初につまずきやすいのが「何を想定すればよいか分からない」という段階です。AIに「製造業・従業員30名の会社が想定すべき緊急事態を、自然災害・感染症・システム障害・取引先起因の4分類で整理してください」のように依頼すると、自社の業種に合わせたリスクの一覧をたたき台として用意できます。

リスク洗い出しの依頼例

以下の条件で、想定すべき緊急事態をカテゴリ別に整理してください。
・業種：小売業（実店舗3店舗・ネット通販あり）
・従業員数：20名
・分類：自然災害／感染症／システム障害／取引先起因
・各項目に一言説明を添える

洗い出した一覧をもとに、自社で実際に起こり得るものを絞り込んでいく進め方が効率的です。

優先業務の選定を効率化する

緊急時にすべての業務を続けることはできないため、「止めてはいけない業務」と「一時的に止めてよい業務」を切り分ける必要があります。現在の業務一覧をAIに渡し「顧客への影響が大きい順に並べ替え、それぞれの許容停止期間の目安を提案してください」と依頼すると、優先順位づけのたたき台を素早く得られます。最終判断は経営層が行うものですが、議論の出発点を用意する段階でAIが役立ちます。

初動対応手順・社内周知文書を効率化する

緊急事態発生直後に誰が何をするかを定めた初動対応フローや、従業員向けの説明資料・訓練案内も、AIで下書きを作ると取り組みやすくなります。

初動対応フローの依頼例

以下の条件で、緊急時の初動対応フローの下書きを作ってください。
・対象：地震発生時（震度5弱以上を想定）
・伝えたいこと：安否確認の方法と連絡先、避難の判断基準
・形式：時系列の箇条書き

自社の体制（担当者名・連絡手段）を当てはめれば、短時間で実用的なフローに仕上げられます。

BCP文書を作成する際の注意点

AIに依頼する際は、自社の正確な被害想定・取引先情報・従業員の個人情報を直接入力しないことを原則にしてください。骨子やひな型を作る段階では一般的な業種・規模の想定にとどめ、自社固有の情報は社内で確認しながら手元の文書に反映する運用にすると、外部サービスに機密情報を渡さずに済みます。また、AIが提案した内容はあくまで下書きであり、最終的な実効性の判断は自社の実情を知る経営層・担当者が行う必要があります。

よくある質問

Q. BCPの専門知識がない担当者でも作成を進められますか。

ゼロから白紙に向かうより、AIが整理した一覧やたたき台を見ながら取捨選択していくほうが着手しやすくなります。まずは自社の業種に合わせたリスクの洗い出しから始めるのがおすすめです。

Q. 一度作ったら終わりですか。

BCPは事業内容や体制の変化に合わせて見直す前提のものです。年に1回程度、優先業務や連絡先が実情と合っているかを確認し、必要に応じてAIで下書きを作り直す運用がおすすめです。

Q. 小規模な事業者でもBCPは必要ですか。

従業員数が少ない事業者ほど、緊急時に代わりを務められる人が限られます。簡易的な内容でも「誰が」「何を」「どの順番で」行うかを書き出しておくことが、復旧の初動を早めることにつながります。

まとめ

BCP（事業継続計画）の作成は、リスクの洗い出し・優先業務の選定・初動対応手順・社内周知文書といった工程を、AIを使って段階的に進めるのが取り組みやすい方法です。自社固有の機密情報は入力しないという原則を守りながら「骨子を整理する」工程だけをAIに任せることで、後回しにしていたBCP作成の最初の1冊を形にしやすくなります。計画づくりに合わせて業務全体の棚卸しを進めたい企業には、AIKOAIが手がけるブランドづくり支援の考え方も参考になります。

Flex AIWAYは、AIWAYが運営するAIWAY Groupの一員として、業務自動化・AI活用に関する情報を発信しています。