学校法人・大学事務局のAI活用事例｜問い合わせ対応・証明書案内・資料作成を効率化する
学校法人・大学の事務局では、在学生・保護者・受験生からの問い合わせ対応、各種証明書の発行案内、資料や案内文の作成といった事務業務が日常的に積み重なります。窓口業務と並行してこれらをこなす必要があり、繁忙期には対応が追いつかなくなる事務局も少なくありません。この記事では、学校法人・大学の事務局がAIを取り入れて事務作業の負担を減らすための活用事例を紹介します。
事務局のどこにAIを使えるか
学校・大学の事務局業務のうち、AIが補助しやすいのは次のような領域です。
- 「卒業証明書はどこで発行できますか」「休学の手続きは」といった、よくある問い合わせへの回答文の下書き作成
- 学生・保護者向けの案内文（行事・手続き・締切のお知らせ）の文面作成
- 説明会・オープンキャンパス向け資料の下書きや、既存資料の表現統一
- 複数の窓口に届くメール・フォームの問い合わせ内容を、担当部署別に整理する作業
一方で、単位認定・成績評価・入学可否といった教育的な判断そのものはAIに任せず、事務局の職員・教職員が行う前提を崩さないことが重要です。
明日から試せる進め方
- 過去によく届いた問い合わせを5〜10件ほど集め、回答文の下書きをAIに作らせてみる
- 実際の回答と見比べて、抜けている情報や表現のずれを確認する
- 精度が確認できた項目から、担当者が使う下書きテンプレートとしてまとめる
- 案内文・お知らせ文についても、過去の文面を参考にAIで下書きを作り、担当者が最終確認してから配布する
業務別のイメージ：
| 業務 | AI導入前 | AI導入後（目安） |
|---|---|---|
| よくある問い合わせへの返信文作成 | 1件あたり10分 | 1件あたり3分（下書き修正） |
| 案内文・お知らせ文の作成 | 30分 | 10分 |
| 問い合わせ内容の部署振り分け | 手作業で確認 | AIが下書き分類、担当者が確認 |
運用で気をつけたいこと
証明書の発行条件や手続きの締切日など、正確性が求められる情報は、AIに生成させず、事務局側で確認済みの内容をそのまま使うようにします。個人の成績や進級・卒業の可否に関わる内容は、AIに文面を作らせる対象から外し、必ず教職員・事務局職員が判断します。学生・保護者の個人情報を含む問い合わせ内容を外部の生成AIサービスに入力する際は、学内の情報管理ルールに沿っているかを事前に確認してください。
よくある質問
Q. 入試や成績に関わる問い合わせにもAIを使えますか。
A. 定型的な手続き案内（提出書類・締切日など）の下書きまでに留め、合否や成績評価に関わる回答は職員が個別に確認・作成することをおすすめします。
Q. 小規模な事務局でも導入できますか。
A. 専用システムを新たに導入しなくても、汎用の生成AIツールで問い合わせ回答文や案内文の下書きから始められます。まずは対応件数の多い問い合わせ1つに絞って試すのが現実的です。
まとめ
学校法人・大学事務局でのAI活用は、教育的な判断には踏み込まず、問い合わせ対応・案内文作成・資料整理といった事務作業に絞ることが安全な出発点です。窓口対応の負担を減らす取り組みは、接客AI・問い合わせ自動化を扱うWAYBOTのメディアでも紹介されています。AIWAY Groupでは、教育機関の事務局を含めた業種別のAI活用支援を行っています。
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