提案書をAIで作る｜構成づくりから清書まで
「提案書を作らなければいけないが、何から書けばいいか分からない」「一から書いていると半日が消えてしまう」。少人数で営業や事務を兼任していると、提案書づくりは後回しになりがちです。けれども提案書は、商談の成否を左右する大切な書類でもあります。この記事では、生成AIを使って構成づくりから清書までを段階的に進める方法を、専門知識がなくても実践できる形で紹介します。
提案書づくりは「いきなり清書」をやめる
提案書が進まない一番の原因は、白紙の状態でいきなり完成形を書こうとすることです。文章の体裁を整えながら内容も考えるのは、頭の使い方が二重になり、時間がかかります。
AIを活用するときも同じで、最初から「提案書を作って」と丸投げするとピントのずれた文章が出てきがちです。おすすめは、次の3つの段階に分けて進めることです。
- 構成（見出しの骨組み）を決める
- 各セクションの中身を箇条書きで埋める
- 文章として清書する
段階を分けると、各ステップでAIに渡す指示が具体的になり、修正もしやすくなります。
ステップ1: 構成をAIと一緒に決める
まず、提案書全体の骨組みを作ります。このとき、提案先や目的をできるだけ具体的に伝えるのがコツです。
たとえば次のように指示します。
- 提案先: 従業員30名ほどの製造業。経理担当が1名で残業が多い
- 提案内容: 請求書処理の効率化サービス
- ゴール: 次回の打ち合わせで導入検討を前向きにしてもらう
この前提を渡したうえで「提案書の見出し構成を5〜7個、理由とともに提案してください」と依頼すると、課題の整理、解決策、導入の流れ、費用感、といった骨組みが返ってきます。
返ってきた構成は、そのまま使う必要はありません。「導入事例を入れたい」「費用の前にメリットを先に置きたい」など、自社の事情に合わせて並べ替えたり差し替えたりします。骨組みが固まれば、提案書の半分は完成したようなものです。
ステップ2: 中身は「自分の情報」を渡して埋める
構成ができたら、各セクションの中身を埋めます。ここで重要なのは、AIに事実を作らせないことです。価格や実績、納期などは必ず自社の正確な情報を渡します。
- 課題のセクション: 商談メモやヒアリング内容を貼り付け、「相手の課題を3点に整理して」と依頼する
- 解決策のセクション: 自社サービスの特徴を箇条書きで渡し、「相手の課題と結びつけて説明して」と依頼する
- 費用のセクション: 正確な料金プランを渡し、表現だけ整えてもらう
このように、判断や事実は人間が持ち、文章化や整理をAIに任せると、内容の正確さを保ちながら作業を速められます。数字や固有名詞の部分は、出力後に必ず自分の目で確認してください。
ステップ3: 清書とトーンの調整
中身が揃ったら、最後に文章として清書します。「相手は経営者なので、専門用語を避け、丁寧で簡潔な敬体にして」といった指示を添えると、読み手に合った文体に整います。
清書の段階で役立つ観点は次のとおりです。
- 一文を短くし、結論を先に置く
- 専門用語には簡単な言い換えを添える
- 同じ提案書内で言葉づかいや表記を統一する
仕上げに「読み手が一番気にする点が伝わっているか」「次のアクションが明確か」を自分でチェックすれば、提案書としての完成度が上がります。
まとめ
提案書づくりは、構成・中身・清書の3段階に分け、事実は人間が、文章化はAIが担当すると、無理なく短時間で仕上がります。少人数のチームでも、この進め方なら品質を落とさず提案書の作成時間を圧縮できます。FLEXのような業務AIを使えば、こうした流れを社内の決まった手順として定着させやすくなります。まずは次の提案書から、骨組みづくりだけでもAIと一緒に試してみてください。