AIお試しの結果を1枚にまとめる書き方｜試した仕事・かかった時間・続けるかどうかを、上司に伝わる形にする
AIをお試しで使ってみたあと、「便利だった」とだけ伝えても、上司やチームは続けるかどうかを決められません。試した結果を同じ形で1枚にまとめておくと、話し合いが短く済み、次に何を試すかも決めやすくなります。この記事では、AIお試しの結果を1枚にまとめるときの項目と書き方を、ひな形とあわせて紹介します。
1枚にまとめる理由
お試しの期間が終わるころには、試した人の頭の中にたくさんの気づきがあります。口頭だけで伝えると、印象に残った場面だけが話題になりがちです。項目を決めて書けば、良かった点と手間がかかった点が並び、聞く側も同じ目線で判断できます。
お試しを始める前の計画の立て方は、業務AIのトライアルを成功させる計画の立て方にまとめています。この記事は、お試しの終わりに書く1枚の話です。
書く項目は6つ
- 試した仕事：何の仕事を、何件試したか（例：取引先への返信メールの下書きを10件）
- 試した期間と人：いつからいつまで、どの担当が試したか
- かかった時間：AIを使う前と使った後の、1件あたりの時間
- 人が直したところ：下書きのどこを、どのくらい直したか
- 困ったこと：うまくいかなかった場面と、そのときにどうしたか
- 続けるかどうか：「続ける」「範囲を変えて続ける」「やめる」のどれか一つと、その理由
書き方のコツ
結論を一番上に書く
1枚の一番上に、「続ける」「範囲を変えて続ける」「やめる」のどれかを書き、理由はそのあとに置きます。読む側は、結論から読むほうが判断しやすくなります。
時間は「1件あたり」でそろえる
合計の時間で比べると、件数が違うだけで差が出てしまいます。1件あたりの時間にそろえ、AIに頼む時間と、人が直す時間を分けて書くと、どこで時間が減ったのかが見えます。数字の取り方は、AI活用の効果を数値で測る方法が参考になります。
直したところは、種類で分ける
「言い回しを直した」「数字を直した」「抜けていた情報を足した」のように種類で分けると、次の頼み方を変えるヒントになります。直しが多かったときの見直し方は、AIお試しで思ったように進まないときの見直し方で紹介しています。
使った情報を一行で書く
お試しで本番の情報を使ったのか、練習用の材料を使ったのかを、一行で書いておきます。続けることになったとき、入力してよい情報の線引きを話し合うきっかけになります。練習用の材料の作り方は、AIアシスタントを無料で試すときの練習用データの作り方にあります。
そのまま使えるひな形
- 結論：範囲を変えて続ける（理由：返信メールは時間が減ったが、見積書の下書きは直しが多かった）
- 試した仕事：返信メールの下書き〇件／見積書の下書き〇件
- 期間と人：〇月〇日〜〇月〇日／営業の担当
- 1件あたりの時間：返信メール〇分→〇分／見積書〇分→〇分
- 人が直したところ：言い回し・数字・抜けていた情報
- 困ったこと：（うまくいかなかった場面と、そのときにしたこと）
- 使った情報：練習用の材料／本番の情報
- 次に試すこと：（続ける場合に、次の期間で試す仕事）
〇の部分は、お試しで実際に記録した数字を入れます。記録が無い項目は空けておき、「記録なし」と書いておくと、次のお試しで何を記録するかがはっきりします。
続けると決めたら、社内で正式に使う段取りに進みます。社内の承認を取るときの進め方は、AI導入の稟議を通す方法で紹介しています。
まとめ
AIお試しの結果は、試した仕事・期間と人・1件あたりの時間・人が直したところ・困ったこと・続けるかどうか、の6つを1枚にまとめると伝わります。結論を一番上に置き、時間は1件あたりでそろえ、直したところは種類で分けるのがコツです。
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