AIWAY GroupのFLEXを部門別に使う｜営業・事務・総務・カスタマーサポート・経営管理での任せ方の例

会社の中の細かい仕事は、特定の部署だけにあるわけではありません。営業には提案書やフォローのメールが、総務には社内からの問い合わせが、カスタマーサポートには返信文面の作成が、毎日のように発生します。AIWAY Groupが提供する業務AI「FLEX」は、こうした部門ごとに散らばる作業をAIで整理・代行し、会社の中の“細かい仕事”をまとめて軽くするためのサービスです。この記事では、部門別にFLEXをどう使えるかを紹介します。

部門別に見るFLEXの対応領域

以下では、それぞれの部門での使い方の例を見ていきます。

営業：商談の前後の作業を任せる

営業担当者の時間を奪うのは、商談そのものより、その前後の作業です。提案書の下書き、見積の準備、商談後のお礼やフォローのメールをFLEXに任せれば、担当者は相手との会話や次の打ち手を考えることに時間を使えます。たとえば、商談メモを渡してフォローメールの文面を用意してもらい、内容を確かめてから送る、という流れです。営業の仕事全体でのAIの使い方は営業担当者のためのAI活用術も参考になります。

事務：書類とデータの整理を任せる

事務の仕事には、書類の作成、データの整理、内容の確認といった、正確さが求められる繰り返し作業が多くあります。FLEXには、決まった形式の書類の下書きや、散らばったデータの整理を任せ、担当者は最終的な確認に集中する形が向いています。

総務：社内からの問い合わせと申請の整理を任せる

総務には「この手続きはどうすればよいか」「申請書はどこにあるか」といった社内からの質問が集まりがちです。FLEXで問い合わせや申請対応を整理しておくと、同じ質問に何度も答える手間が減り、担当者が不在の日でも社内の仕事が止まりにくくなります。問い合わせを整理する考え方は総務の問い合わせ対応をAIで整理するでも紹介しています。

カスタマーサポート：返信文面と対応履歴を任せる

お客様への返信は、丁寧さと速さの両方が求められます。FLEXに返信文面の下書きを任せ、よくある質問はFAQとして整えておけば、担当者は難しい相談や判断が必要な対応に時間を回せます。対応履歴を整理しておくと、担当者が替わっても、過去のやり取りを踏まえた対応がしやすくなります。

経営管理：情報の集約とタスクの見える化を任せる

経営者や管理部門には、各部門からの報告や数字、決めなければならないことが集まります。FLEXで情報を集約し、タスクを見える化しておくと、何が進んでいて何が止まっているかをつかみやすくなり、判断に集中できます。

部門をまたいで使うときの進め方

最初から全部門で一斉に使い始めるより、負担が大きい部門の一つの仕事から始め、使い方が固まってからほかの部門へ広げる方が定着しやすくなります。部門ごとの優先順位の考え方はAI導入はどの部署から始めるべきかで整理しています。FLEXの対応領域はトップページでも確かめられます。

お店や会社の発信も任せたいとき

部門ごとの細かい仕事をAIに任せる方法は、パソコンやAIにくわしくない人でも使えるようになっています。社内の仕事だけでなく、ホームページの更新やSNSへの投稿、お客様からのコメントへの返事まで手が回らない場合は、専用のマイページのチャットでひと言たのめば部下ロイドが動いてくれるAIKOAIが便利です。

まとめ

FLEXは、営業・事務・総務・カスタマーサポート・経営管理といった部門ごとの細かい仕事を、AI社員に任せて軽くする業務AIです。部門ごとに時間を取られている仕事を一つずつ書き出し、下書きや整理をFLEXに任せ、確認と判断を人が担う形から始めてみてください。