AIWAY Groupの業務AI「FLEX」でできること｜書類・メール・社内の問い合わせをAI社員に任せる6つの使い方
書類を作り、メールを返し、問い合わせに答え、やることを確認する。一つひとつは小さな仕事でも、積み重なると経営者や担当者の一日を埋めてしまいます。FLEXは、AIWAY Groupが提供する業務AIで、こうした社内の繰り返し業務を「AI社員」に任せるための仕組みです。この記事では、FLEXでできることを6つの使い方に分けて、どんな場面で役立つのかを紹介します。
FLEXは「人を増やす前に、AIに仕事を任せる」ための業務AI
FLEXが目指しているのは、AIの使い方を覚えることではなく、毎日の仕事そのものをAIに任せることです。書類作成・メール対応・社内の問い合わせ・管理業務をAIで支援し、経営者とチームが本来の仕事に使える時間を取り戻します。
主な機能は次の8つです。
- 文書作成支援
- メール作成支援
- 社内FAQ・問い合わせ対応
- 見積書・請求書関連の補助
- 顧客管理補助
- タスク整理
- 業務フロー整理
- 各種ツール連携
ここからは、これらの機能を実際の仕事に当てはめた6つの使い方を見ていきます。
1. 書類作成を任せる
提案書・報告書・各種ドキュメントの下書きをAIが作成します。ゼロから書き始める時間がなくなり、担当者は内容の確認と仕上げに集中できます。たとえば、打ち合わせのメモを渡して報告書の形に整えてもらう、前回の提案書を土台に新しい提案の骨組みを作ってもらう、といった使い方です。提案書づくりの進め方は提案書をAIで作るでも紹介しています。
2. メール文面を作る
返信や案内のメール文面をAIが用意し、担当者は確認して送るだけになります。よく届く問い合わせへの返信、日程の案内、お礼のメールなど、毎日何通も書く文面ほど変化を感じやすい使い方です。
3. 社内の問い合わせを整理する
「この申請はどこから出すのか」「備品はどこにあるのか」といった、繰り返し聞かれる質問への対応を整理し、社内のやり取りを軽くします。質問がたまってきたら社内FAQとしてまとめておくと、聞く側も答える側も手が止まりにくくなります。
4. 見積・請求の下書きを作る
見積書や請求関連の下書きをAIが補助します。担当者は金額や条件の確認・修正に集中でき、転記の手間を減らせます。金額や取引条件の最終判断は人が行い、AIには下書きと形式を整える部分を任せるのが基本です。
5. 顧客情報・対応履歴を整理する
メールやメモに散らばった顧客情報や対応履歴を整理し、必要なときにすぐ引き出せるようにします。担当者が不在のときでも、これまでのやり取りを追いやすくなります。
6. 日々のタスクを見える化する
やるべきことを整理して可視化し、抜け漏れを防ぎます。今日やること、返事を待っていること、期限が近いことが一覧になると、判断を早く下せるようになります。仕事の流れそのものを見直したいときは、業務フロー整理の機能も役立ちます。
どこから任せるかを決めるコツ
6つすべてを一度に任せる必要はありません。最初は、毎日・毎週必ず発生していて、時間がかかっている仕事を一つ選びます。メールの返信に追われているならメール作成から、書類が後回しになっているなら書類作成から始めると、変化を感じやすくなります。FLEXの機能の一覧は、トップページの機能紹介でも確かめられます。
会社の外に向けた発信もAIに任せたいとき
ここまで紹介した社内の仕事に限らず、AIに仕事を任せることは、パソコンやAIにくわしくない人でもできるようになっています。お店や会社のホームページ、ブログ、SNSへの投稿まで手が回らないなら、チャットでひと言たのむだけで公開・投稿までやり切る部下ロイドのAIKOAIがおすすめです。社内の仕事はFLEX、外への発信はAIKOAIというように、任せ先を分けて考えることもできます。
まとめ
FLEXは、書類作成・メール文面・社内の問い合わせ・見積や請求の下書き・顧客情報・日々のタスクといった、会社の中の細かい仕事をAI社員に任せる業務AIです。まずは一番時間を取られている仕事を一つ選び、AIに下書きを任せて人が確かめる形から始めてみてください。AIWAY GroupのほかのサービスはAIWAY Groupのサービス一覧で紹介しています。