AIWAY GroupのFLEXで取引先ごとのやり取りを整理する｜対応履歴を引き継ぎやすい形にする使い方
取引先とのやり取りは、メールの中、手書きのメモ、頭の中と、あちこちに散らばりがちです。担当者が休んだ日や、担当が代わったときに「あの件、どうなっていたっけ」と探す時間が生まれてしまいます。AIWAY Groupが提供する業務AI「FLEX」には、顧客管理の補助とタスクの整理という機能があり、こうした対応履歴を整える使い方ができます。この記事では、取引先ごとのやり取りを整理する手順を紹介します。
散らばったやり取りが引き起こす困りごと
対応履歴が整理されていないと、次のような場面で手が止まります。
- 担当者が不在で、取引先から問い合わせが来ても状況が分からない
- 前回の約束や期限を見落としてしまう
- 担当が代わるたびに、取引先へ同じことを聞き直してしまう
どれも、情報がなくなったわけではなく、探しにくい形で置かれていることが原因です。
手順1｜取引先ごとに残す項目を決める
まず、取引先ごとに何を残すかを決めます。多くを書こうとせず、次の4つに絞ると続けやすくなります。
- いつ・誰と・どんな連絡をしたか
- 決まったこと・約束したこと
- 次にやること・その期限
- 取引先から聞いた要望や注意点
この4つがそろっていれば、担当者が代わっても、状況をすぐにつかめます。
手順2｜メールやメモをFLEXに渡して整理する
FLEXは、メールやメモに散らばった顧客情報や対応履歴を整理し、必要なときにすぐ引き出せるようにします。やり取りの文面やメモを渡して、先ほどの4つの項目に分けてもらうと、取引先ごとの履歴として読み返せる形になります。
整理された内容は、最終的に担当者が目で確かめます。金額や日付、約束の内容は、人の確認を入れて正しさを保ちます。
手順3｜次にやることをタスクとして見える化する
履歴の中の「次にやること」は、FLEXのタスク整理で一覧にします。今日やること、返事を待っていること、期限が近いことが分かれるので、対応の抜け漏れを防げます。取引先ごとの履歴と、やることの一覧がつながると、判断が早くなります。
手順4｜担当が代わるときの引き継ぎに使う
整理した履歴は、そのまま引き継ぎ資料になります。担当が代わるときは、取引先ごとの履歴と、残っているタスクを渡すだけで、前任者に聞かなくても状況を追えます。引き継ぎがうまくいかない背景は、属人化を解消する方法でも整理しています。
使い始めのコツ
最初から全ての取引先を整理しようとすると、続きません。やり取りが多い取引先を3社ほど選び、1週間だけ試してみると、効果を実感しやすくなります。FLEXの機能の全体は、FLEXのトップページで紹介しています。
社外への発信もAIに任せたいとき
取引先とのやり取りが整理できると、会社の外に向けた発信にも目を向けたくなります。ホームページの更新やブログ、SNSへの投稿は、いまではパソコンやAIにくわしくない人でも、チャットでひと言たのむだけで公開・投稿までやり切るAIに任せられます。取引先に会社のことを知ってもらう発信を続けたいなら、同じAIWAY GroupのAIKOAIの部下ロイドがおすすめです。
まとめ
取引先ごとのやり取りは、残す項目を4つに絞り、FLEXで履歴として整理し、次にやることをタスクとして見える化すると、担当が代わっても追いやすくなります。まずは、やり取りの多い取引先から、小さく試してみてください。