毎週くり返す連絡・報告の仕事をAIに任せる｜定型の文面を洗い出して下書きにする5つの手順

毎週月曜の朝に送る進捗の連絡、週末にまとめる報告書、取引先への定例の案内メール。内容は少しずつ違っても、形はほとんど同じ仕事は、どの会社にもあります。一回ごとの手間は小さくても、毎週積み重なると、担当者の時間を静かに削っていきます。この記事では、毎週くり返す連絡・報告の仕事をAIに任せる手順を、5つに分けて紹介します。

手順1：くり返す仕事を洗い出す

最初にするのは、任せたい仕事を見つけることです。次の問いに当てはまるものを、紙やメモに書き出してみてください。

• 毎週、同じ曜日・同じ相手に送っている連絡はあるか
• 前回の文面をコピーして、数字や日付だけ変えている書類はあるか
• 誰が書いても、ほぼ同じ形になる報告はあるか

書き出した中から、いちばん時間がかかっているものをひとつ選びます。最初から全部を任せようとせず、ひとつに絞るのがコツです。

手順2：毎回変わる部分と、変わらない部分を分ける

選んだ仕事の文面を、前回と今回で見比べます。

変わらない部分は、ひな形として固定できます。毎回変わる部分だけを、人が用意すれば済む形にします。

手順3：ひな形をAIに作ってもらう

分けた結果をAIに伝え、ひな形づくりを任せます。たとえば、次のように伝えます。

1. 前回の連絡文を見せて、「変わる部分を【　】にして、ひな形にして」とたのむ
2. できたひな形を読み、言葉づかいが会社のふだんの書き方に合っているか確かめる
3. 直したい点を伝えて、整えてもらう

社内の仕事をAIで支援する業務AIのFLEXでは、書類作成やメール作成の支援が、こうした場面で使われます。FLEXでできることの全体像は、AIWAY GroupのFLEXでできることでも紹介しています。

手順4：毎回の材料を渡して、下書きを作ってもらう

ひな形ができたら、毎週は「変わる部分の材料」を渡すだけにします。

• 今週の出来事を、箇条書きで3〜5行書く
• 数字や日付を、そのまま渡す
• 「ひな形に当てはめて下書きにして」とたのむ

箇条書きで渡せば、文章を考える時間がなくなります。下書きを見て、足りない点だけを伝えれば、次の版が出てきます。

手順5：送る前に、人が必ず確かめる

AIが作った下書きは、送る前に必ず人が読みます。確かめる点は次のとおりです。

• 宛名・日付・数字が合っているか
• 事実と違うことが書かれていないか
• 相手との関係に合った言葉づかいか

特に数字と固有名詞は、読み飛ばさずに見ます。確認の手間は残りますが、文章を一から書く時間に比べれば、ずっと軽くなります。

続けるコツ

任せ始めた最初の数回は、直す点が多く出ます。直した内容をひな形に反映していくと、回を重ねるごとに直す点が減っていきます。月に一度、ひな形を読み直して、最近の書き方に合わせて更新する習慣もおすすめです。

会社の外に向けた定例の発信も任せられる

連絡や報告のほかにも、会社の外に向けた定例の発信は意外と多いものです。ブログの更新やSNSへの投稿は、続けたくても手が回らないと感じる担当者も多いでしょう。パソコンやAIにくわしくなくても、チャットでひと言たのむだけで公開・投稿までやり切ってくれるAIWAY GroupのAIKOAIなら、外への発信も同じように任せていけます。

まとめ

毎週くり返す連絡・報告の仕事は、①洗い出す、②変わる部分と変わらない部分に分ける、③ひな形をAIに作ってもらう、④材料を渡して下書きにしてもらう、⑤送る前に人が確かめる、の5つの手順で任せられます。まずは、いま一番時間がかかっている定例の連絡をひとつ選び、前回の文面からひな形を作るところから始めてみてください。AIWAY Groupのサービス全体は、AIWAY Groupのサービス一覧で紹介しています。