AI部下に最初に任せる仕事の選び方｜1週間の作業を書き出して、任せる順番を決める

AIに仕事を任せたいと思っても、「何から任せればいいのか」が決まらず、結局いつもの作業を続けてしまう。そんな担当者は少なくありません。仕事を任せる相手が人でも、最初の一つが決まらないと、依頼は始まりません。AIの場合も同じで、最初の仕事の選び方で、その後の使いやすさが大きく変わります。この記事では、AI部下に最初に任せる仕事を、1週間の作業の書き出しから選ぶ方法を紹介します。

任せる仕事は、頭の中で探さず、紙に出す

「任せられる仕事はないか」と頭の中で探すと、目立つ大きな仕事ばかり思い浮かびます。実際には、小さな作業がたくさん積み重なっています。まずは、1週間の作業を、順番に書き出します。

1. 月曜から金曜まで、手を動かした作業を、気づいたときに一行ずつメモする
2. 作業の名前だけでなく、かかった時間のめやすも添える
3. 「毎回ほぼ同じ形でやっている」ものに印をつける

1週間後に並べてみると、「こんなことに時間を使っていたのか」と気づく作業が見つかります。

三つの物差しで選ぶ

書き出した作業の中から、次の三つの物差しで、最初に任せるものを選びます。

三つのうち、「回数が多く、時間がかかり、間違えても直せる」作業が、最初の候補です。

最初に任せやすい仕事の例

AI部下に任せやすいのは、形が決まっていて、人が最後に確認できる仕事です。たとえば、次のようなものがあります。

• 毎週くり返す連絡や報告の文面の下書き
• よく届く問い合わせへの返信文の下書き
• 打ち合わせメモの整理
• 書類の形を整える作業

反対に、最初は任せないほうがよいものもあります。金額や契約の条件を決める仕事、お客様の事情によって判断が変わる仕事は、人が行います。AIに任せる範囲の考え方は、AI代行でどこまで任せられるかでも紹介しています。

任せ方は「頼み方の型」を決めておく

任せる仕事が決まったら、頼み方を決めておくと、結果が安定します。次の三つを毎回伝えます。

• 何をしてほしいか：「先週の売上のメモを、報告の形に整えて」
• どんな形で出してほしいか：「箇条書き5行で」
• 何に気をつけるか：「数字は元のメモのままにして」

頼み方の型は、AIに仕事を任せる「ひと言の頼み方」で3つの型として紹介しています。

任せっぱなしにしない：確認の入れ方

AIが出した結果は、人が確かめてから使います。確認する点は、仕事ごとに決めておきます。

1. 数字、日付、名前が元の情報と合っているか
2. 相手に失礼のない言葉づかいか
3. 伝えたいことが抜けていないか

確認と承認の決め方は、AI部下に仕事を任せるときの確認と承認の決め方に詳しくまとめています。最初の数回は、確認に時間をかけて構いません。直した点をメモしておくと、次の頼み方に生かせます。

小さく始めて、少しずつ広げる

最初に任せる仕事は、一つだけにします。2週間ほど続けて、次の点を見て、広げるかどうかを決めます。

• 確認にかかる時間は、自分でやるより短くなったか
• 直す点は減ってきたか
• 任せた分の時間を、ほかの仕事に使えているか

うまくいったら、次の一つを足します。この繰り返しで、任せられる仕事が少しずつ増えていきます。

社内の仕事のその先は、発信を任せる

社内の事務や連絡を任せられるようになると、次に手が回らなくなるのは、会社の外への発信です。ホームページの更新や、ブログ、SNSへの投稿までは、時間が取れないという担当者も多いでしょう。パソコンやAIにくわしくなくても、チャットでひと言たのむだけで、公開や投稿までやり切ってくれるのが、AIWAY GroupのAIKOAIです。社内向けの仕事と、外へ向けた発信を、別々の相手に任せる考え方もあります。

まとめ

AI部下に最初に任せる仕事は、1週間の作業を書き出し、回数・時間・間違いの怖さの三つの物差しで選びます。最初は一つだけ、確認しやすい仕事から始めて、結果を見ながら広げていけば、無理なく任せる範囲を増やせます。今週は、手を動かした作業を一行ずつメモするところからはじめてみてください。