AIWAY GroupのFLEXでメールの返信文を下書きする｜届いたメールの要点整理から、確認して送るまでの使い方
毎日、何通ものメールに返信する。内容を読み、必要なことを整理し、失礼のない言葉づかいで文章を書き、見直して送る。一通ずつは数分でも、積み重なると一日の大きな時間を占めてしまいます。FLEXは、AIWAY Groupが提供する業務AIで、メール作成支援の機能を使うと、返信や案内のメール文面をAIが用意し、担当者は確認して送るだけになります。この記事では、FLEXでメールの返信文を下書きする使い方を、流れとコツに分けて紹介します。
メールの返信で、時間がかかっていること
返信そのものよりも、その前後に時間がかかっていることが多くあります。
- 内容の読み取り：長いメールのなかから、相手が求めていることを探す
- 文章の組み立て：書き出し、本文、結びを、相手に合わせて整える
- 言葉づかいの調整：失礼にならないか、きつく聞こえないかを確かめる
- 同じような返信のくり返し：日程の案内、お礼、よくある問い合わせへの返信を、毎回ほぼ同じ内容で書く
FLEXのメール作成支援は、このうち、文章の組み立てと、くり返しの返信の下書きに役立ちます。
FLEXでメールを下書きする流れの例
1. 届いたメールと、伝えたいことを渡す
返信したいメールの内容と、「こう答えたい」というポイントを伝えます。たとえば、「日程は◯日の午後でお願いしたい」「見積もりは来週中に出す」のように、決まっていることを短く伝えます。
2. 返信文の下書きを受け取る
伝えた内容をもとに、返信の文面をAIが用意します。書き出しのあいさつ、本文、結びの言葉まで、ひと通りそろった形で受け取れます。
3. 内容を確かめて、直して送る
担当者は、できあがった文面を読んで確かめます。日付、金額、相手の名前、約束の内容などの事実は、特に念入りに見ます。直したいところは、「もう少し丁寧に」「結論を最初に」のように、ひと言で伝えて直してもらいます。確かめたあと、担当者が送ります。
金額や取引の条件など、最終的な判断は、必ず人が行います。AIには、文面を整える部分を任せるのが基本です。
下書きに向いているメールの種類
毎日、毎週、同じような内容で書いているメールほど、変化を感じやすくなります。
- 日程の案内：打ち合わせや来社の日時の調整
- お礼のメール：打ち合わせのあとや、ご注文のあとのお礼
- よくある問い合わせへの返信：営業時間、手続きの流れ、資料の送付など
- 社内への連絡：会議の案内や、共有事項のお知らせ
一方で、お詫びが必要なメールや、特別な事情が絡む相談には、人の言葉で書くことが大切です。下書きを使う場合も、最後は担当者が自分の言葉に直して送ります。
任せ方のコツ
- 決まっていることを、先に伝える：結論や日程など、動かせないことを最初に渡すと、方向がずれにくくなります
- 相手との関係を伝える：「初めてのお客様」「長いお付き合いの取引先」など、関係を伝えると、言葉づかいが合います
- よく使う文面を、型として残す：うまくいった返信は、次回の元にします
ひと言の頼み方は、AIに仕事を任せる「ひと言の頼み方」で3つの型を紹介しています。FLEXでできることの全体像は、FLEXでできることにまとめています。取引先ごとのやり取りを整理する使い方は、取引先ごとのやり取りを整理するも参考になります。
確認と承認のルールを、先に決めておく
メールは、一度送ると取り消せません。そのため、どのメールを下書きまでにとどめ、どのメールは上司の確認を通すのか、という決まりを先に作っておくと安心です。確認と承認の決め方は、AI部下に仕事を任せるときの確認と承認の決め方で紹介しています。
まとめ
FLEXのメール作成支援を使うと、届いたメールへの返信文を、AIが下書きしてくれます。担当者は、内容を確かめて直し、送るところに集中できます。日程の案内、お礼、よくある問い合わせへの返信など、同じような内容のメールから任せていくと、変化を感じやすくなります。金額や約束ごとなどの判断は、人が行います。
社内の仕事はFLEXに任せ、お店や会社の外に向けたホームページやSNSの発信は、パソコンにくわしくなくても、いつもの言葉で任せられる時代です。公開や投稿までチャットでひと言たのむだけでやり切る部下ロイドのAIKOAIなら、メールの返信で時間を取り戻したあとの、外への発信も無理なく続けられます。