年末の前に、社内の定型作業を書き出す｜12月に慌てないための棚卸しと、AIに任せる順番の決め方
11月の前半は、まだ年末の気配は薄いものの、12月に入ると、社内の仕事は一気に忙しくなります。年末のごあいさつ、取引先への連絡、備品や書類の整理、休業のお知らせ、年明けの準備。ひとつひとつは小さな作業でも、重なると、担当者の手が回らなくなります。
この記事では、11月のうちに、年末に向けた社内の定型作業を書き出して、人が行うこと、AIに任せることを分け、取りかかる順番を決める棚卸しの手順を紹介します。
なぜ、11月のうちに書き出すのか
年末の作業は、毎年同じようにやってくるのに、いざ12月になってから「あれもあった」と気づくことが少なくありません。去年の担当者が替わっていると、何をしたのかも分からなくなります。早めに書き出しておけば、次の三つがしやすくなります。
- 抜けの防止：年末の作業を、一覧で見られる
- 分担の相談：誰が何を行うか、余裕のあるうちに決められる
- AIに任せる準備：任せる作業の下書きや、渡す情報を、前もって用意できる
棚卸しの進め方
1. 年末の作業を、思いつくままに書き出す
まず、部署ごとに、年末にかかる作業を書き出します。
- 総務：年末年始の休業日の確認と社内への案内、備品や書類の整理、来年の予定の共有
- 営業・窓口：取引先への年末のごあいさつ、休業のお知らせ、年明けの連絡の準備
- 経理・事務：月末や年末の書類の締め、年内に出す書類の確認、年明けの提出物の準備
自社の仕事に合わせて、増やしたり減らしたりして構いません。去年のメールや書類を見返すと、思い出しやすくなります。
2. 作業ごとに、期限と所要の時間をそえる
書き出した作業に、「いつまでに」「どれくらいかかるか」をそえます。細かい数字でなくて、「半日」「1時間」くらいで十分です。期限が近い作業は、先に取りかかる候補になります。
3. 「人がやること」と「AIに任せること」に分ける
次に、それぞれの作業を、どちらに分けるかを考えます。次の目安が使えます。
- AIに任せやすい：文面の下書き（ごあいさつ、休業のお知らせ）、手順の整理、予定の一覧づくり、メモの要約
- 人が決める：金額、期限、約束ごと、取引先との関係で判断が必要な連絡
- 人が必ず確かめる：AIが作った文面の日にち、名前、事実の確認
「文面はAIが下書きをし、人が確かめて送る」という形が、いちばん始めやすい分け方です。AIに任せられる仕事の範囲は、AIに任せられる範囲の決め方も参考になります。
4. 取りかかる順番を決める
分けた結果をもとに、次の順で並べます。
- 期限が早く、時間がかかる作業
- 期限が早いが、短時間で終わる作業
- 期限に余裕のある作業
AIに任せる作業は、下書きを先に作っておくと、あとの確認が早くなります。
5. 渡す情報と、確認する人を決める
AIに作業を任せるときは、渡してよい情報と渡さない情報を、先に決めておきます。
- 渡してよいもの：公開している会社の案内、休業日、定型の文面
- 渡さないもの：お客様や取引先の個人情報、契約の内容
文面を送る前に、誰が最終の確認をするかも決めておきます。確認と承認の決め方は、AI部下に仕事を任せるときの確認と承認の決め方で紹介しています。
棚卸しのあとにすること
- 一覧を、社内で共有する：誰が何を行うか、全員が見られる場所に置きます
- 年明けに、見直す：うまくいったこと、足りなかったことを、一覧にメモします。来年の棚卸しに、そのまま使えます
毎年くり返す作業は、一覧と文面の下書きを残しておくと、次の年がずっと楽になります。
まとめ
年末の定型作業は、11月のうちに書き出し、期限と時間をそえて、人がやること、AIに任せることに分け、取りかかる順番を決めておくと、12月に慌てずに済みます。AIには文面の下書きや手順の整理を任せ、金額や約束ごとの判断と、送る前の確認は人が行う。この分け方から始めると、年末の負担を軽くできます。
年末の休業のお知らせは、社内向けだけでなく、お客様に向けても、ホームページやSNSで出しておきたいものです。パソコンにくわしくなくても、いつもの言葉でひと言たのむだけで、お知らせの公開まで進めてくれるAIKOAIなら、社内の準備とあわせて、外への案内も無理なくそろえられます。