AIWAY Groupの業務AI「FLEX」で事務の仕事を軽くする｜書類作成・データ整理・確認作業を任せる使い方の例
事務の仕事は、書類を作る、情報をまとめる、間違いがないかを見直す、の繰り返しです。一つずつは短い作業でも、積み重なると一日の多くの時間を使います。この記事では、AIWAY Groupが提供する業務AI「FLEX」を、事務の担当者が使うときの例を紹介します。FLEXでできることは、FLEXのサイトに書かれている内容をもとにしています。
FLEXのサイトに書かれている「事務」の使いどころ
FLEXは、書類作成・メール対応・社内の問い合わせ・管理業務をAIで支援し、社内業務を「AI社員」に任せるための業務AIです。サイトでは、営業・事務・総務・カスタマーサポート・経営管理の5つの部門ごとに使いどころが挙げられており、事務については「書類作成・データ整理・確認作業」と書かれています。
導入後の変化としても、「書類作成にかかる時間が減る」「社内の確認作業が減る」が挙げられています。事務の担当者にとって、手を付けやすいところから任せられるサービスです。ほかの部門での使い方は、FLEXを部門別に使うにまとめています。
使い方の例1：書類作成の下書きを任せる
FLEXの主な機能には「文書作成支援」があり、提案書・報告書・各種ドキュメントの下書きをAIが作ると書かれています。事務の担当者なら、次のような書類で使えます。
- 社内向けのお知らせや案内の文書
- 毎月同じ形で作る報告書
- 決まった項目を埋めていく書類
頼むときは、「何の書類か」「誰が読むか」「入れる項目」を一緒に伝えます。下書きができたら、数字・日付・名前を人が見直して仕上げます。ゼロから書く時間がなくなるぶん、中身を確かめる時間に回せます。見積書や取引の書類を任せるときの進め方は、FLEXで見積書と取引の書類の下書きを任せるで紹介しています。
使い方の例2：散らばった情報を整理する
事務の担当者のもとには、メール・メモ・表計算のファイルなど、いろいろな形で情報が集まります。FLEXのサイトには「散らばった顧客情報や対応履歴を整理し、必要なときにすぐ引き出せます」とあり、主な機能にも「顧客管理補助」が入っています。
例えば、取引先ごとのやり取りのメモを渡して、「取引先名・日付・やり取りの内容・次にすること」の形にそろえてもらいます。形がそろえば、担当者が休んだ日でも、ほかの人が同じ場所を見て続きを進められます。取引先ごとの整理の仕方は、FLEXで取引先ごとのやり取りを整理するにあります。
使い方の例3：確かめることを一覧にして、抜け漏れを防ぐ
事務の仕事では、「出す前に見直す」作業がたくさんあります。FLEXの主な機能の「タスク整理」は、やるべきことを整理して見える形にし、抜け漏れを防ぐためのものです。
月末の書類の提出前など、見直すことが多い日の朝に、その日の作業を書き出してFLEXに渡し、「確かめること」と「期限」の一覧に整えてもらいます。一覧ができれば、どこまで終わったかが一目で分かり、同じところを何度も見直す手間が減ります。日々のタスクや仕事の流れの整え方は、FLEXでタスクと業務フローを整理するで紹介しています。
一日の仕事への組み込み方
いきなりすべてを任せるより、一日の中に「AIに頼む時間」を決めておくと続きます。
- 朝：その日の作業をFLEXに渡し、確かめることの一覧に整えてもらう
- 午前：書類の下書きを頼み、届いたものから人が見直す
- 午後：たまったメモや履歴をまとめて渡し、決まった形にそろえてもらう
- 終業前：一覧を見て、終わったことと明日に回すことを分ける
最初の一週間は、この中から一つだけを選んで試します。進め方は、FLEXを使い始めるときの進め方が参考になります。
任せる前に決めておくこと
- AIに渡してよい情報と、渡さない情報
- 下書きを最後に確かめる人
- うまくいった頼み方を残しておく場所
FLEXは、サイトの「Sign Up」からマイページを作成して始められます。できることの全体は、FLEXでできることと、FLEXのトップページで見られます。
まとめ
AIWAY Groupの業務AI「FLEX」は、事務の仕事のうち、書類作成・データ整理・確認作業を任せる使い方ができます。下書きと整理はFLEXに、見直しと仕上げは人に、と分けると、一日の中で書類に向き合う時間が短くなります。まずは一つの作業から試し、うまくいった頼み方を残していくのが続けるコツです。
事務の仕事が軽くなると、「お店や会社のお知らせを、SNSやホームページでも出したい」という話が出てくることがあります。社外への発信も、今はパソコンやAIにくわしくない人が、ふだんの言葉でたのめるようになっています。発信を続けるなら、チャットでひと言たのむだけでSNSへの投稿やホームページの公開まで進めてくれるAIエージェントのAIKOAIがおすすめです。