業務マニュアルをAIで作る｜担当者の頭の中にある手順を文書にして、引き継げる形にする5つの手順
「あの人しかやり方を知らない」「引き継ぎのたびに、口頭で説明している」。業務マニュアルが必要なことは分かっていても、書く時間がなくて後回しになっている会社は多くあります。マニュアルづくりが進まない大きな理由は、手順が担当者の頭の中にあり、文章にするのに時間がかかることです。この記事では、AIの力を借りて、担当者の頭の中にある手順を業務マニュアルにする方法を、5つの手順で紹介します。
マニュアルづくりが止まる、よくある理由
- 何を書けばいいか分からない：どこまで細かく書くか、決められない
- 文章にする時間がない：日々の仕事に追われて、書く時間が取れない
- 書いても、すぐ古くなる：手順が変わるたびに直す手間がかかる
AIは、このうち、文章にする作業と、整える作業を助けてくれます。担当者が話した内容を、読みやすい手順の形にまとめてもらうことで、書く負担が大きく軽くなります。
手順1：マニュアルにする仕事を、一つ選ぶ
最初から、すべての仕事をマニュアルにしようとしないことが大切です。次の条件に当てはまる仕事から、一つ選びます。
- 担当者が限られていて、休むと止まってしまう
- 毎週、毎月、決まって発生する
- 新しい人が入ったとき、最初に覚えてもらう
たとえば、月末の請求書の発行、新入社員のアカウント準備、電話や来客の受付の流れなどです。一つだけ選ぶと、終わりが見えて、始めやすくなります。
手順2：担当者が、話しながら手順を出す
文章で書こうとすると、手が止まります。そこで、担当者が仕事の流れを、話すように書き出します。順番や言葉づかいは整っていなくて構いません。
- 最初に、何をするか
- 次に、何を見て、何を確かめるか
- 迷いやすいところ、間違えやすいところ
- 困ったときの連絡先
「まずパソコンを開いて、この表を見て、金額が合っているか確かめる」のような、箇条書きのメモで十分です。実際に仕事をしながら、気づいたことを書き留めていく方法もあります。
手順3：AIに、読みやすい手順の形に整えてもらう
出てきたメモを、AIに渡して、手順書の形に整えてもらいます。頼むときは、次の三つを伝えます。
- 誰が読むか：新しく入った人、他部署の人など
- どんな形にするか：番号つきの手順、チェックリストなど
- 使ってほしい言葉：社内で使っている言葉や、守ってほしい決まり
AIが、順番の並べ替え、抜けている手順の指摘、分かりにくい言い回しの修正を助けてくれます。ひと言の頼み方は、AIに仕事を任せる「ひと言の頼み方」も参考になります。
手順4：担当者が内容を確かめ、別の人に試してもらう
AIが整えた手順書には、間違いや抜けが入っていることがあります。担当者が、実際の仕事と照らして読み、事実や数字、画面の名前を確かめます。そのうえで、仕事に慣れていない人に、手順書を見ながら試してもらいます。つまずいたところが、書き足すべき部分です。
手順5：決まった時期に見直して、更新を続ける
マニュアルは、作って終わりではありません。手順が変わったときに、すぐ直せる仕組みを作っておくと、古くなりにくくなります。
- 手順が変わったら、変更点をAIに伝えて、該当の部分だけ直してもらう
- 半年に一度など、見直す時期を決める
- 直した日付と、直した人を、マニュアルの最後に書く
マニュアルと、AIに任せる仕事のメモは別のもの
人が読む業務マニュアルとは別に、AIに仕事を任せるときにも、手順や決まりを書いたメモが役立ちます。担当者が替わっても同じ品質で回すためのメモの書き方は、AIエージェントに任せる仕事のメモの書き方で紹介しています。仕事の流れそのものを見える形にしたいときは、タスクと業務フローを整理するも役立ちます。
まとめ
業務マニュアルづくりは、仕事を一つ選び、担当者が話しながら手順を出し、AIに読みやすい形へ整えてもらい、確かめて、見直しを続ける、という5つの手順で進められます。書く時間がなくても、話すことならできる、という考え方で始めると、マニュアルが増えていきます。
社内の手順を文書にしておくと、外に向けた案内も整理しやすくなります。お客様向けの使い方のページや、営業日のお知らせといった外への発信を、パソコンにくわしくなくても、いつもの言葉で任せられる時代です。ホームページの公開やSNSへの投稿まで、チャットでひと言たのむだけで進めてくれるAIKOAIの部下ロイドなら、整理した手順を、お客様へのご案内にも生かせます。