就業規則・社内規程の見直し・改定作業をAIで効率化する方法｜総務担当者の負担を減らす進め方

法改正のたびに就業規則や社内規程を見直す作業に追われている総務担当者は少なくありません。条文の言い回しを既存規程に合わせて統一したり、改正内容が漏れなく反映されているかを確認したりする作業は、地味ながら時間がかかります。この記事では、AIを使って就業規則・社内規程の見直し・改定作業を効率化する進め方を整理します。

見直し作業のどこに時間がかかるか

就業規則の改定作業は、大きく3つの工程に分かれます。

このうち特に「下書き作成」と「整合性確認」は、AIに補助してもらいやすい作業です。

AIを使った進め方

ステップ1：現行の規程をAIに読み込ませる

現行の就業規則や関連規程をAIに読み込ませ、「この規程の中で、〇〇に関する条文はどこにあるか」を確認します。複数の規程にまたがって同じテーマの条文が散らばっている場合、人の目で探すより早く該当箇所を洗い出せます。

ステップ2：改定案の下書きを既存の文体に合わせて作る

改正すべき内容を箇条書きでAIに伝え、「既存規程と同じ文体・条文形式で下書きを作成してください」と依頼します。既存の条文を数か所サンプルとして渡しておくと、言い回しの統一感がある下書きになります。

ステップ3：関連条文との矛盾をチェックする

下書きができたら、関連する他の規程もあわせてAIに渡し、「新しい条文と矛盾する記載が他の規程にないか確認してください」と依頼します。人が見落としがちな、離れた条文同士の整合性を洗い出す補助として使えます。

気をつけたいポイント

• 法令解釈が絡む判断は、AIの回答をそのまま採用せず、必ず社会保険労務士や弁護士など専門家の確認を経る
• 改定後は労働基準監督署への届出や従業員への周知など、法令で定められた手続きを漏らさず行う
• AIに読み込ませる規程・社員情報に、個人が特定できる内容が含まれていないかを事前に確認する

よくある質問

Q. 社会保険労務士に依頼している場合、AIを使う意味はありますか。

A. 最終的な条文確定や法令適合の判断は専門家に任せつつ、下書き作成や関連条文の洗い出しといった準備作業をAIで先に済ませておくと、専門家とのやり取りがスムーズになります。

Q. 規程の種類が多く、どこから手をつければよいか分かりません。

A. まずは改正の期限が決まっている規程（法改正対応など）から着手し、それ以外は矛盾や古い表現がないかをAIに一覧で洗い出させてから優先順位をつける進め方が現実的です。

まとめ

就業規則・社内規程の見直しは、AIに現行規程の読み込みと下書き作成、整合性チェックを任せることで、総務担当者の作業時間を大きく減らせます。最終判断は必ず専門家と人が担う前提を守りながら、準備段階の負担を軽くしていく取り組み方が現実的です。社内の情報を整理して形にしていく考え方は、AIKOAIが取り組むブランドづくりの発想にも通じるものがあります。

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