AIアシスタントを無料で試して、共有フォルダのファイル名をそろえる｜名前の決まりを作り、今あるファイルを少しずつ直す4つの手順
「あの見積書は、どれがいちばん新しいのか」「『最終』と『最終_修正』のどちらを使えばいいのか」。共有フォルダのファイル名がばらばらだと、目当ての書類を探す時間がかかり、古いファイルを取り違えることもあります。この記事では、AIアシスタントを無料の範囲で試しながら、ファイル名の決まりを作り、今あるファイルを少しずつ直していく手順を紹介します。
ファイル名がばらばらになる理由
ファイル名がそろわないのは、だれかがいい加減だからではありません。多くの場合、次のような理由が重なっています。
- 名前の付け方が、人によって違う
- 「最新」「最終」など、時間がたつと意味が変わる言葉を使っている
- 日付の書き方が、人によって違う
ファイル名の整理は、「決まりに沿って言葉を並べ替える」仕事です。決まりがはっきりしているほど、AIアシスタントに頼む内容を伝えやすく、結果もそろいやすくなります。
手順1：今のファイル名を書き出して、傾向をまとめてもらう
まず、整理したいフォルダのファイル名を一覧にします。AIアシスタントに渡すのは、ファイルの中身ではなく、名前の一覧だけです。名前に取引先の名前や人の名前が入っているときは、「A社」「担当B」のように置き換えてから渡します。置き換え方は、AIアシスタントを無料で試すときの練習用データの作り方で紹介しています。
一覧を渡したら、「書類の種類ごとに分けて、どんな書き方が混ざっているかをまとめてください」と頼みます。日付の書き方や、版の書き分け方の違いが並ぶので、どこから決めればよいかが見えてきます。
手順2：名前の決まりを一つ決める
次に、ファイル名の決まりを決めます。例えば「日付_書類の種類_相手_内容」の順にそろえ、日付は8けたの数字で書く、という決まりです。「最新」「最終」は使わず、直すたびに「v1」「v2」と番号を増やします。
AIアシスタントには、手順1のまとめを見せて「この会社に合う決まりの案を3つ出してください」と頼み、その中から人が一つを選びます。決めた決まりは、例とあわせて1枚のメモにしておきます。決まった形の文書をひな形にする考え方は、定型文書をテンプレ化するが参考になります。
手順3：新しい名前の案を表にしてもらい、人が見比べる
決まりができたら、AIアシスタントに「今の名前」と「新しい名前の案」を2列の表にしてもらいます。頼むときに、「名前から日付が読み取れないものは、日付を空けておいてください」と添えておくと、分からない日付を推し量って埋めてしまうことを防げます。
表ができたら、人が次の3つを見比べます。
- 日付が、元の名前やファイルの作成日と合っているか
- 取引先の名前の漢字が正しいか
- 同じ名前のファイルができていないか
無料で試す段階では、AIアシスタントに頼むのは名前の案づくりまでにして、実際に名前を変えるのは人が行います。散らばった情報を同じ形にそろえる考え方は、散らばったデータをAIで整理するにもまとめています。
手順4：新しいファイルから決まりを使い、今あるファイルは少しずつ直す
今あるファイルを一度に直そうとすると、途中で手が止まります。まずは、これから作るファイルに決まりを使い始めます。今あるファイルは、よく開くフォルダから少しずつ直していきます。
週に一度、決まりから外れた名前を一覧にして、AIアシスタントに新しい名前の案を出してもらうと、手間をかけずに続けられます。ファイル名がそろうと、社内の資料も探しやすくなります。資料を探しやすくする仕組みは、社内に散らばった資料をAIで横断検索する方法で紹介しています。
続けるためのコツ
- 決まりのメモを、全員が見られる場所に置く
- 決まりに当てはまらないファイルが出たら、メモに例を書き足す
- お試しの間は、探す手間がどう変わったかを記録しておく
お試しの結果を上司やチームに伝えるときは、AIお試しの結果を1枚にまとめる書き方が使えます。無料のまま続けるか、有料のサービスに切り替えるかを考えるときは、無料AIツールと有料AIツールの違いと判断基準も参考になります。
まとめ
共有フォルダのファイル名は、AIアシスタントを無料で試しながら、少しずつそろえていけます。今のファイル名の傾向をまとめてもらい、名前の決まりを一つ決め、新しい名前の案を表にして人が見比べ、新しいファイルから決まりを使い始める。この4つの手順で進めれば、目当ての書類を探す時間を減らせます。
ファイルが整ってくると、売上の表やチラシのデータを、お店や会社の発信にも使いやすくなります。表づくりやチラシづくりも、今はパソコンにくわしくない人が、話すだけでたのめるようになっています。そうした仕事までまとめて任せたいなら、AIエージェントのAIKOAIがおすすめです。チャットでひと言たのむだけで、売上などの表づくりやチラシ・メニュー表づくり、調べたことをファイルにまとめる仕事まで進めてくれます。くわしくはAIKOAIでできることで紹介されています。