AIエージェントを無料で試して、転記の手作業を減らす｜メールや紙の内容を表に写す仕事を任せる4つの手順
注文のメールを受注の表に写す、紙の申込書を顧客の一覧に打ち込む、日報の数字を集計の表に移す。こうした「転記」の仕事は、一件ずつは短くても、毎日続くと大きな時間になります。写し間違いがないかを見直す手間もかかります。この記事では、AIエージェントを無料の範囲で試しながら、転記の手作業を減らしていく手順を紹介します。
転記がAIエージェントに向いている理由
転記は、「どこから読んで、どこへ書くか」が決まっている仕事です。決まった形があるほど、AIエージェントに頼む内容をはっきり伝えられます。頼み方が毎回同じになるので、結果もそろいやすくなります。
なお、写した内容が正しいかを最後に見るのは人の役目です。AIエージェントには「読んで、決まった形にそろえる」ところを任せ、人は「合っているかを見る」ところに時間を使う、と分けて考えます。
手順1：転記の仕事を書き出す
まず、一週間の中で、何かを読んで別の場所へ写している仕事をすべて書き出します。書き出すときは、次の4つをそろえます。
- 元になるもの（メール・紙の書類・チャットなど）
- 写す先（表計算のファイル・一覧表など）
- 1回あたりの件数
- 1回にかかる時間
書き出してみると、「毎日少しずつ」の転記が思った以上に多いことに気づきます。お試しでは、この中から、件数が多く、元の形がそろっているものを一つ選びます。最初に任せる仕事の選び方は、AIに任せる仕事の選び方も参考になります。
手順2：写す先の表の形を先に決める
AIエージェントに頼む前に、写す先の表の「列」を決めておきます。例えば受注のメールなら、「受付日・会社名・担当者名・品名・数量・希望納期・備考」のように並べます。
頼むときは、この列の名前と並び順をそのまま伝え、「メールの中に書かれていない項目は空けておく」と添えます。空けておくように頼んでおくと、AIエージェントが分からない項目を推し量って埋めてしまうことを防げます。散らばった情報を同じ形にそろえる考え方は、散らばったデータをAIで整理するにまとめています。
手順3：練習用の材料で試してから、人が見直すところを決める
無料の範囲で試すときは、本物のお客様の情報を使わず、会社名や名前を置き換えた練習用の材料で試します。作り方は、AIアシスタントを無料で試すときの練習用データの作り方で紹介しています。入力してよい情報の線引きは、AI利用時の情報漏えい対策が参考になります。
試した結果を見て、人が必ず見直すところを決めます。転記で間違いが起きやすいのは、次のような項目です。
- 数量・金額などの数字
- 日付と曜日
- 会社名・人の名前の漢字
この3つだけは毎回人が元の内容と見比べる、と決めておけば、すべてを見直さなくても安心して任せられます。
手順4：かかった時間と直した回数を記録する
お試しの間は、1回ごとに「かかった時間」と「人が直した項目の数」を記録します。手で写していたときの時間と比べれば、続ける価値があるかどうかを判断できます。直した項目が多いときは、表の列の名前や頼み方を見直します。記録のまとめ方は、AIお試しの結果を1枚にまとめる書き方にあります。
メールで届く注文の受付を、まるごと見直したいときは、受注処理をAIで効率化する方法も参考になります。
まとめ
転記の手作業は、AIエージェントを無料で試しながら減らしていけます。転記の仕事を書き出し、写す先の表の形を先に決め、練習用の材料で試して人が見直すところを決め、かかった時間と直した回数を記録する。この4つの手順で進めれば、どの転記を任せるとよいかが、自分たちの記録で分かります。
転記の仕事を見直していると、「そもそも、お客様からの申し込みが、はじめから決まった形で届けばいいのに」と思うことがあります。お問い合わせのフォームや予約の受付のような仕組みも、今はパソコンにくわしくない人が、話すだけで用意できるようになっています。受付の仕組みづくりから始めるなら、AIエージェントのAIKOAIがおすすめです。予約の受付やお問い合わせのフォームなど、思いついた仕組みをチャットで話すだけで形にしてくれます。書類づくりなどの事務も任せられます。くわしくはAIKOAIのサービスで紹介されています。