AIWAY GroupのFLEXでタスクと業務フローを整理する｜担当者の頭の中にある手順を見える形にする使い方
「あの仕事は、あの人に聞かないと分からない」「今日やることが多すぎて、何から手をつければいいのか分からない」。少人数で仕事を回している会社では、手順や段取りが担当者の頭の中にだけあり、見える形になっていないことがよくあります。AIWAY Groupの業務AI「FLEX」には、日々のタスクを整理して見える化する機能と、業務フローを整理する機能があります。この記事では、この二つを使って、頭の中にある手順を見える形にしていく使い方を紹介します。
タスクの整理と、業務フローの整理は、役割が違う
FLEXの機能のうち、仕事の「見通し」をよくするのが、次の二つです。
| 機能 | 役割 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| タスク整理 | やるべきことを整理して見える化し、抜け漏れを防ぐ | 今日・今週の仕事が多くて、優先順位に迷うとき |
| 業務フロー整理 | 仕事の流れそのものを見直す | 手順が人によって違う、引き継ぎで困るとき |
タスク整理は「いま何をするか」を整える機能、業務フロー整理は「どんな順番で仕事が流れているか」を整える機能です。まずはタスク整理から始めると、変化を感じやすくなります。
使い方1｜今日のタスクを一覧にする
朝のうちに、今日やるべきことを書き出して、FLEXに整理してもらいます。一覧にすると、次の三つが分かれて見えるようになります。
- 今日やること
- 返事を待っていること
- 期限が近いこと
この三つが分かれていると、「返事待ちのものを催促するのを忘れていた」といった抜け漏れに気づきやすくなります。AIに任せる部分は一覧づくりまでで、何を優先するかは担当者が決めます。
使い方2｜担当者の頭の中にある手順を書き出す
業務フローを見える形にするには、次の順番で進めます。
- 一つの仕事を選ぶ：毎週必ず発生する仕事を一つだけ選びます
- 担当者が思い出せる順に書き出す：やり方を説明するつもりで、箇条書きにします
- FLEXに整理してもらう：書き出した手順を、流れの順に並べ直してもらいます
- 抜けている手順を探す：「この前に確認が必要では」といった抜けがないかを見ます
- 担当者が見て直す：実際のやり方と合っているかを、担当者が確かめます
書き出したものが、そのまま業務の手順書の元になります。手順書づくりは業務マニュアルをAIで作るでも紹介しています。
使い方3｜ムダや重なりを見つける
手順が見える形になると、次のようなことに気づけます。
- 同じ内容を、二か所に入力している
- 確認が二重になっている
- 誰が担当か決まっていない作業がある
こうしたムダの見つけ方は業務フローをAIで整理するにもまとめています。見つけたムダを直すかどうかは、人が決めます。
人が決める部分の線引き
FLEXに任せるのは、整理と下書きまでです。次の部分は、必ず人が決めます。
- どの仕事を優先するか
- 手順を変えてよいかどうか
- 取引先や社外に影響する判断
整理された結果を見て、「実際はこのほうがよい」と感じたら、現場の感覚を優先します。
整理した手順を、引き継ぎに生かす
手順が見える形になると、担当者が替わっても仕事が止まりにくくなります。引き継ぎのたびにゼロから説明しなくて済み、新しく入った人も、一覧を見て動けます。属人化を減らす考え方は属人化を解消するで紹介しています。
まとめ
FLEXのタスク整理は、今日やること・返事待ち・期限が近いことを見える形にして、抜け漏れを防ぎます。業務フロー整理は、仕事の流れそのものを見直す助けになります。毎週発生する仕事を一つ選び、手順を書き出して整理するところから始めると、無理なく進められます。FLEXでできることの全体はAIWAY Groupの業務AI「FLEX」でできることで紹介しています。
社内の仕事の見通しがよくなると、次は会社の外に向けた発信、つまりホームページやSNSにも手を入れたくなります。パソコンやAIにくわしくなくても、お店や会社の発信をまかせられるAIKOAIの部下ロイドなら、チャットでひと言たのむだけで、ブログの公開やSNSへの投稿まで進めてくれます。社内の整理はFLEX、外への発信はAIKOAIと、役割を分けて考えることもできます。AIWAY GroupのほかのサービスはAIWAY Groupのサービス一覧でご覧いただけます。