AIWAY GroupのFLEXを使い始めるときの進め方｜最初の一週間に、任せる仕事を一つ選んで試す手順
「業務AIを使ってみたいけれど、何から任せればいいのか分からない」。担当者の方から、よく聞く声です。書類、メール、社内の問い合わせ、日々のタスクと、任せられそうな仕事は多いからこそ、最初の一歩で迷ってしまいます。あれもこれもと始めて、結局どれも定着しなかった、という話も少なくありません。
FLEXは、AIWAY Groupが提供する業務AIです。書類作成・メール対応・社内の問い合わせ・管理業務をAIで支援し、経営者とチームが本来の仕事に使える時間を取り戻すための仕組みです。この記事では、FLEXを使い始めるときに、最初の一週間で、任せる仕事を一つだけ選んで試す手順を紹介します。FLEXでできることの全体は、AIWAY Groupの業務AI「FLEX」でできることにまとめています。
最初の一週間は、「一つだけ」試す
最初から、複数の仕事を任せる必要はありません。一つに絞るほうが、変化がよく見え、どこを直せばよいのかも分かります。一週間の終わりに、「続ける」「広げる」「やめる」のどれにするかを決める。それが、この一週間のゴールです。
一週間の進め方
1日目：毎日・毎週かかっている仕事を書き出す
まず、一週間のうちに、くり返し行っている仕事を、思いつくままに書き出します。それぞれに、かかっている時間のおおよその目安をそえます。細かい数字でなくて構いません。「毎朝30分くらい」のような書き方で十分です。
2日目：任せる仕事を、一つ選ぶ
書き出した中から、次の三つに当てはまるものを選びます。
- くり返しが多い：毎日、毎週、同じような手順で行っている
- 手順を言葉で説明できる：やり方を人に伝えられる
- やり直しがきく：まちがえても、取り返しがつく
たとえば、メールの返信文の下書き、打ち合わせのメモの報告書への整理、社内でよく聞かれる質問への答えの整理などが向いています。金額や契約にかかわる最終判断は、人が行う仕事として残します。
3日目：AIに渡す情報を決める
選んだ仕事のために、AIに渡す情報を決めます。
- 渡してよいもの：社内で共有している手順、定型の文面、公開している案内
- 渡さないもの：お客様の個人情報、取引先との契約の内容、非公開の資料
迷ったときは、「外に出ても困らない情報かどうか」で考えます。社内でAIを使うときの決めごとは、社内でAIを使うときのルールの作り方にまとめています。
4日目・5日目：実際に任せて、確かめる
選んだ仕事を、FLEXに任せます。出てきた下書きは、必ず人が読み、事実と合っているかを確かめます。
- 日にち、金額、名前が正しいか
- 言い回しが、会社の言葉になっているか
- 抜けている内容がないか
直した箇所は、メモに残しておきます。次に頼むときの指示に、そのまま使えます。
6日目：かかった時間を見る
任せる前と比べて、次の三つを見ます。
- 仕事にかかる時間は、減ったか
- やり直しの回数は、増えていないか
- 確認の手間は、負担になっていないか
ここまでの結果は、AIに任せた仕事を1週間後にふり返るの3つの見かたも参考になります。
7日目：続ける・広げる・やめるを決める
一週間の結果をもとに、次のどれにするかを決めます。
- 続ける：うまくいったので、そのまま続ける
- 広げる：仕事を一つ増やす。または、ほかの担当者にも広げる
- やめる・変える：手間が増えたので、任せ方を変えるか、いったんやめる
「やめてもよい」と決めておくと、気軽に試せます。
試すときに、気をつけたいこと
- 人が確かめる場所を決める：お客様に送る前に、誰が確認するのかを決めておきます
- 一度に、複数の人が始めない：まずは、一人か二人の担当者で試します
- AIの文章を、そのまま使わない：下書きを、会社の言葉に直してから使います
確認と承認の決め方は、AI部下に仕事を任せるときの確認と承認の決め方で紹介しています。
まとめ
FLEXを使い始めるときは、最初の一週間に、任せる仕事を一つだけ選んで試すと、変化が見えやすくなります。仕事を書き出し、一つ選び、渡す情報を決め、任せて確かめ、かかった時間を見て、続けるか広げるかやめるかを決めます。
社内の仕事の次に、お店や会社の外に向けたホームページやSNSの発信も、AIに任せたくなることがあります。パソコンにくわしくなくても、いつもの言葉でひと言たのむだけで、サイトの公開やSNSの投稿まで進めてくれる行動型AIのAIKOAIなら、社内の時間を取り戻したあとの発信も、無理なく続けられます。