AIWAY Groupの業務AI「FLEX」のよくある質問｜はじめ方・使い方・任せられる仕事を、質問と答えで整理

業務AIに興味はあっても、「うちの会社でも使えるのか」「何を任せられるのか」「まちがいがあったらどうするのか」と、気になることは尽きません。この記事では、AIWAY Groupの業務AI「FLEX」について、はじめる前によく聞かれる質問を、質問と答えの形で整理します。

FLEXについての質問

Q. FLEXは、何をするAIですか？

AIWAY Groupが提供する、社内業務をAI社員に任せるための業務AIです。書類作成・メール対応・社内の問い合わせ・管理業務をAIで支援し、経営者とチームが本来の仕事に使える時間を取り戻すことを目指しています。くわしい使い方は、FLEXでできることで、六つの使い方に分けて紹介しています。

Q. どんな機能がありますか？

主な機能は、次の8つです。

• 文書作成支援
• メール作成支援
• 社内FAQ・問い合わせ対応
• 見積書・請求書関連の補助
• 顧客管理補助
• タスク整理
• 業務フロー整理
• 各種ツール連携

はじめ方についての質問

Q. どこから任せればよいですか？

六つや八つを一度に任せる必要はありません。毎日・毎週必ず発生していて、時間がかかっている仕事を一つ選ぶところから始めます。メールの返信に追われているならメール作成から、書類が後回しになっているなら書類作成から始めると、変化を感じやすくなります。最初の一週間の進め方は、FLEXを使い始めるときの進め方にまとめています。

Q. 少人数の会社でも使えますか？

少人数だからこそ、一人が受け持つ仕事の幅が広く、雑務に時間を取られやすい、という悩みがあります。そうした悩みごとの使いどころは、FLEXが役立つ5つの悩みで紹介しています。

Q. 部門によって、使い方は変わりますか？

仕事の種類によって、任せ方は変わります。営業・事務・総務など、部門ごとの使い方は、FLEXを部門別に使うをご覧ください。

使い方についての質問

Q. AIが作った文書やメールは、そのまま使えますか？

AIが作るのは、あくまで下書きです。担当者は、内容を確認して仕上げます。メールの返信文であれば、届いたメールの要点整理から、確認して送るまでを、FLEXでメールの返信文を下書きするで紹介しています。

Q. 見積書や取引の金額は、AIに決めてもらえますか？

金額や取引条件の最終判断は、人が行います。AIには、下書きと形式を整える部分を任せるのが基本です。担当者は、金額や条件の確認・修正に集中できます。

Q. 社内の「同じ質問」への対応は、どうなりますか？

「この申請はどこから出すのか」「備品はどこにあるのか」といった、繰り返し聞かれる質問への対応を整理し、社内のやり取りを軽くします。質問がたまってきたら、社内FAQとしてまとめておくと、聞く側も答える側も手が止まりにくくなります。進め方は、社内の問い合わせ対応を軽くする手順にまとめています。

情報の扱いについての質問

Q. 会社の情報を預けても、大丈夫ですか？

AI導入支援で預かる業務情報をどう扱うかについては、AIWAYの情報管理の考え方を、AIWAYの情報管理の考え方で紹介しています。使い始める前に、渡してよい情報と渡さない情報を、社内で先に決めておくことも大切です。

まとめ

FLEXは、書類・メール・社内の問い合わせ・見積や請求の下書き・顧客情報・日々のタスクといった、社内の細かい仕事を任せられる業務AIです。はじめるときは、いちばん時間をとられている仕事を一つ選び、AIには下書きを任せ、人が確かめる形から始めてみてください。AIWAY Groupのほかのサービスは、AIWAY Groupのサービス一覧で紹介しています。

社内の仕事はFLEX、お店や会社の外に向けた発信はAIKOAI、というように、仕事に合わせて選べます。チャットでひと言たのむだけで、サイトの公開やSNSへの投稿まで進めてくれるAIKOAIなら、パソコンにくわしくない方でも、いつもの言葉でたのめます。