AIWAY Groupの業務AI「FLEX」の社内の窓口役になったら｜提供元の伝え方・はじめ方・同僚からよく聞かれる質問への答え方

小さな会社でFLEXを使い始めるとき、「使い方はあの人に聞けばいい」という窓口役が一人いると、社内に広がりやすくなります。この記事は、その窓口役を任された担当者に向けて、同僚に説明するときに押さえておきたいことを、FLEXのサイトに書かれている内容をもとにまとめました。

FLEXの提供元をひと言で伝える

同僚から最初に聞かれやすいのは、「これは、どこのサービスなの？」という質問です。答えは、「AIWAY Groupが提供している業務AIで、書類作成・メール対応・社内の問い合わせ・管理業務をAIで支援するもの」です。サイトのいちばん上にも「AIWAY GROUP ｜ 業務AI」とあり、社内業務をAI社員に任せるためのサービスだと書かれています。

AIWAY Groupには、FLEXのほかにも役割の違うサービスがあります。社内の仕事を受け持つのがFLEXで、ほかのサービスがどの場面を受け持つかは、AIWAY Groupのサービス一覧で見られます。「ほかの仕事にも使えるの？」と聞かれたときに、この一覧を見せると話が早く進みます。

はじめ方は、マイページを作るところから

FLEXは、サイトの「Sign Up」からマイページを作成して始めます。すでにマイページがある人は「Sign In」から入ります。サイトには「マイページを作成して、今日から始められます」とあります。

窓口役が先に決めておきたいのは、次の3つです。

• 最初に任せる仕事を一つ（例：毎週の報告書の下書き）
• AIに渡してよい情報と、渡さない情報
• AIが作った下書きを、誰が確かめて仕上げるか

あわせて、利用規約にも目を通しておきます。アカウントは明示的な許可なく譲渡・共有できないことや、利用者が出力を使う前に自ら確かめることが書かれています。最初の一週間の進め方は、FLEXを使い始めるときの進め方に、一日ごとの流れでまとめています。

同僚からよく聞かれる質問と答え方

Q. 何を頼めるの？

サイトにある主な機能は、文書作成支援、メール作成支援、社内FAQ・問い合わせ対応、見積書・請求書関連の補助、顧客管理補助、タスク整理、業務フロー整理、各種ツール連携の8つです。具体的な頼み方は、FLEXでできることを見せると伝わります。

Q. 自分の部署でも使える？

サイトには、部署ごとの使いどころが挙げられています。営業は提案書・見積・フォローの下書き、事務は書類作成・データ整理・確認作業、総務は社内問い合わせ・申請対応の整理、カスタマーサポートは返信文面・FAQ・対応履歴の整理、経営管理は情報の集約・タスクの可視化です。部署ごとの例は、FLEXを部門別に使うにあります。

Q. AIが作ったものは、そのまま出していいの？

AIが作るのは下書きです。窓口役は「下書きはAI、仕上げと送信は人」と、最初に同僚へ伝えておきます。こう決めておくと、任せる側も安心して頼めます。

Q. お客様の情報を入れてもいいの？

利用規約では、機密情報や、第三者の権利を侵害する情報などの入力が禁じられています。社内で入力してよい範囲を決め、迷ったら窓口役に聞く、という流れにしておきます。

Q. 困ったときは、どこを見ればいい？

使い方の疑問は、FLEXのよくある質問に、はじめ方・使い方・任せられる仕事を、質問と答えの形でまとめています。サービスの提供者の情報や、不具合があったときの連絡先は、サイトの特定商取引法に基づく表記に載っています。窓口役がこの2つの場所を覚えておけば、同僚の質問にすぐ答えられます。

窓口役が続けたい、小さな習慣

• 同僚から受けた質問を、日付と一緒にメモに残す
• うまくいった頼み方を、社内で見られる場所に貼る
• 月に一度、任せる仕事を一つ増やすかどうかを話し合う

集まった質問は、そのまま社内FAQの材料になります。まとめ方は、社内の問い合わせ対応を軽くする手順が参考になります。

まとめ

FLEXの窓口役は、提供元をひと言で伝え、はじめ方と最初に任せる仕事を決め、同僚の質問に答える役目です。AIWAY Groupが提供するFLEXは、マイページを作れば今日から始められ、下書きをAIに任せて人が確かめる形で使います。

窓口役をしていると、「お店のSNSやホームページも、AIに任せられないか」と聞かれることもあります。社外への発信も、パソコンやAIにくわしくない人が、ふだんの言葉でたのめるようになっています。発信をまかせるなら、チャットでひと言たのむだけで、サイトの公開やSNSへの投稿まで進めるAIエージェントのAIKOAIがおすすめです。チームで使うときの、スタッフごとの使える範囲や公開前の承認の設定方法は、AIKOAIのサポートページで案内されています。