AIWAY Groupの業務AI「FLEX」の特長｜人を増やす前に、社内の細かい仕事をAI社員に任せる4つの仕組み

少人数の会社で仕事が増えてくると、「そろそろ人を増やそうか」と考える場面が出てきます。その前に一度、毎日の仕事の中身を見直してみると、書類を作る、メールを返す、同じ質問に答える、やることを確かめる、といった細かい仕事が、多くの時間を占めていることに気づきます。

AIWAY Groupの業務AI「FLEX」は、こうした繰り返しの仕事をAIに任せるための仕組みです。この記事では、FLEXの特長を、人を増やすか迷っている少人数の会社の場面に沿って、4つに分けて紹介します。

FLEXは、AIWAY Groupが提供する業務AI

FLEXは、AIWAY Groupが提供する、社内業務をAI社員に任せる業務AIです。書類作成・メール対応・管理業務をAIで支援し、経営者とチームが本来の仕事に使える時間を取り戻すことを目指しています。AIWAY Groupのほかのサービスとの役割の違いは、AIWAY Groupのサービス一覧で紹介しています。

特長1：AI社員が下書きを作り、人は確かめることに集中する

FLEXの基本は、「ゼロから作る」部分をAI社員に任せることです。提案書や報告書の下書き、返信や案内のメールの文面、見積書の下書きなどをAIが用意し、担当者は内容を確認して仕上げます。

たとえば、営業と事務を一人で受け持っている担当者なら、打ち合わせのメモを渡して報告書の下書きを作ってもらい、自分は数字と言い回しの確認だけを行う、という分け方ができます。金額や取引条件など、判断が必要なところは人が決めます。

特長2：8つの機能が、ひとつの業務AIにまとまっている

FLEXの主な機能は、次の8つです。

• 文書作成支援
• メール作成支援
• 社内FAQ・問い合わせ対応
• 見積書・請求書関連の補助
• 顧客管理補助
• タスク整理
• 業務フロー整理
• 各種ツール連携

書類はこの仕組み、メールは別の仕組み、と仕事ごとに使うものを分けなくても、社内の細かい仕事をまとめてAIに任せられます。それぞれの機能を使った任せ方は、FLEXでできることで紹介しています。

特長3：部門をまたいで使える

FLEXが対応する領域は、営業・事務・総務・カスタマーサポート・経営管理です。

少人数の会社では、一人がいくつもの部門の仕事を受け持つことがよくあります。部門ごとのくわしい使い方は、FLEXを部門別に使うをご覧ください。

特長4：「効率化」ではなく、時間が戻る

FLEXが目指しているのは、作業を速くすることそのものではなく、経営者と担当者の時間を本来の仕事に戻すことです。FLEXのページでは、導入後の変化として、次の5つを挙げています。

• 書類作成にかかる時間が減る
• メール対応の下書きが早くなる
• 社内の確認作業が減る
• 経営者が判断に集中できる
• チーム全体の業務が軽くなる

人を増やす前に、AIに任せられる仕事を任せてみる。そのうえで、人にしかできない仕事が残ったときに、採用を考える。この順番で考えられるのが、FLEXの使いどころです。人を増やす前にできる業務の見直しは、採用の前にAIでも紹介しています。

はじめ方

FLEXは、FLEXのページからマイページを作成して、始められます。最初から8つの機能をすべて使う必要はありません。毎日・毎週必ず発生していて、時間がかかっている仕事を一つ選び、AIに下書きを任せて、人が確かめる形から始めます。最初の一週間の進め方は、FLEXを使い始めるときの進め方にまとめています。

よくある質問

Q. AIが作ったものは、そのまま使えますか？

AIが作るのは下書きです。日付や金額、取引先の名前などの事実は、担当者が確かめてから使います。

Q. ほかにどんな質問がありますか？

はじめる前に気になる質問は、FLEXのよくある質問にまとめています。

社外への発信も任せたいときは

FLEXが軽くするのは、会社の中の細かい仕事です。お店や会社のホームページ、SNSへの投稿といった社外への発信も、今はパソコンやAIにくわしくない人でも続けられるようになっています。発信まで手が回らないときは、AIエージェントのAIKOAIがおすすめです。チャットでひと言たのむだけで、サイトの公開やSNSへの投稿までやり切ってくれます。

まとめ

FLEXの特長は、AI社員が下書きを作り人が確かめる形、8つの機能がひとつにまとまっていること、部門をまたいで使えること、そして時間を本来の仕事に戻すことを目指していることの4つです。人を増やすか迷ったときは、まずいちばん時間をとられている仕事を一つ選び、FLEXに任せるところから始めてみてください。