AIWAY GroupのFLEXで経営管理の仕事を軽くする｜各部門の報告をまとめて、週のはじめに決めることを一覧にする使い方

少人数の会社では、営業の進み具合、お客様からの問い合わせ、社内の申請、取引先とのやり取りなど、さまざまな情報が経営者や管理部門のもとに集まります。ところが、メール、チャット、口頭の報告とばらばらの形で届くため、「いま何が進んでいて、何が止まっているのか」をつかむだけで時間がかかりがちです。

AIWAY Groupの業務AI「FLEX」は、営業・事務・総務・カスタマーサポート・経営管理といった部門の細かい仕事を、AI社員に任せて軽くする業務AIです。この記事では、そのうち経営管理の領域にあたる「情報の集約」と「タスクの見える化」を使って、週のはじめに決めることを一覧にする使い方を紹介します。

経営管理でFLEXに任せられること

FLEXのページでは、経営管理で任せられる仕事として「情報の集約・タスクの可視化」を挙げています。あわせて、次の機能が経営管理の仕事に関わります。

ゼロからまとめる作業をAI社員に任せ、経営者は判断に時間を使う。これが、FLEXで経営管理を軽くするときの基本の形です。

使い方の例：週のはじめに「決めることの一覧」を作る

ここでは、社員が数名の会社で、経営者が月曜の朝に一週間の段取りを決める場面を例にします。

1. 各部門のメモを集める

金曜までに、各担当から短いメモを出してもらいます。形式はそろっていなくてもかまいません。「先週進んだこと」「止まっていること」「決めてほしいこと」の3つが書かれていれば十分です。

2. FLEXにまとめてもらう

集めたメモをFLEXに渡し、次の3つに分けて一覧にするよう頼みます。

• 進んでいること（報告だけでよいもの）
• 止まっていること（理由と、誰が動けば進むか）
• 今週決めること（期限と、決めるために足りない情報）

部門ごとに書き方がばらばらでも、同じ並びにそろった一覧の下書きができます。

3. 人が見て、決める

経営者は、一覧の「今週決めること」から目を通します。足りない情報があれば、その場で担当者に聞きます。金額や取引の条件、人の配置など、判断が必要なところは、必ず人が決めます。

4. 決めたことを、タスクとして戻す

決めた内容は、FLEXのタスク整理で担当ごとのやることに分け、一週間の一覧にします。翌週のはじめには、この一覧と新しいメモを並べて、進み具合を見比べます。

日々のタスクと業務の手順の整理については、FLEXでタスクと業務フローを整理するでくわしく紹介しています。

人が決める部分を、先に分けておく

FLEXがまとめた一覧は、判断のための材料です。次のことは、最初から人が受け持つと決めておきます。

• 何を優先するか、何をやめるか
• お金や契約にかかわること
• 社員や取引先への大事な連絡の言い方

この線引きがあると、まとめる作業は安心して任せられ、経営者は判断に集中しやすくなります。雑務を手放す考え方は、経営者の時間を取り戻すでも紹介しています。

始めるときは、毎週の打ち合わせを一つ選ぶ

最初から会社のすべての情報をまとめる必要はありません。毎週かならず行う打ち合わせを一つ選び、その前の準備だけをFLEXに任せるところから始めます。ほかの部門での任せ方はFLEXを部門別に使う、最初の一週間の進め方はFLEXを使い始めるときの進め方にまとめています。FLEXは、FLEXのページからマイページを作成して始められます。

社外への発信まで手が回らないときは

週のはじめに一覧を作ってみると、「ホームページの更新」や「SNSでのお知らせ」といった社外への発信が、毎週「止まっていること」に残っていると気づく場合があります。こうした発信は、いまではパソコンやAIにくわしくない人でも続けられるようになっています。発信を任せたいときは、AIエージェントのAIKOAIがおすすめです。チャットでひと言たのむだけで、ホームページの公開やSNSへの投稿までやり切ってくれます。

まとめ

FLEXを使った経営管理は、各部門のメモを集め、「進んでいること」「止まっていること」「今週決めること」の3つに分けた一覧をAI社員に作ってもらい、人が判断するという形です。判断に必要な材料がそろった状態で週を始められると、経営者は決めることに時間を使えます。まずは毎週の打ち合わせを一つ選び、その準備をFLEXに任せてみてください。