AIWAY Groupの業務AI「FLEX」を営業で使うときのよくある質問｜提案書・見積・フォローの下書きの頼み方と、困ったときの相談先

営業の担当者は、お客様と会う時間のほかに、提案書を作る、見積書を用意する、商談のあとにお礼やフォローのメールを送る、といった仕事を毎日こなしています。この記事では、AIWAY Groupの業務AI「FLEX」を営業で使い始めるときによく聞かれる質問を、質問と答えの形でまとめました。FLEXでできることは、FLEXのサイトに書かれている内容をもとにしています。

FLEXと営業の仕事についての質問

Q. FLEXは、営業のどの仕事に使えますか？

FLEXは、書類作成・メール対応・社内の問い合わせ・管理業務をAIで支援し、社内業務を「AI社員」に任せるための業務AIです。サイトでは部門ごとの使いどころが挙げられていて、営業は「提案書・見積・フォローの下書き」と書かれています。お客様と話す時間はそのままに、その前後の書く仕事を任せる使い方です。ほかの部門での使い方は、FLEXを部門別に使うにまとめています。

Q. どの機能を使うことが多いですか？

FLEXの主な機能は8つあります。営業でとくに使いやすいのは、次の4つです。

• 文書作成支援：提案書などの下書きを作る
• メール作成支援：返信や案内のメールの文面を用意する
• 見積書関連の補助：見積書の下書きを補助する
• 顧客管理補助：散らばった顧客情報や対応履歴を整理する

頼み方についての質問

Q. 提案書の下書きは、どう頼めばよいですか？

打ち合わせのメモと、「誰に・何を・なぜ提案するか」を一緒に渡します。サイトには、提案書・報告書・各種ドキュメントの下書きをAIが作り、ゼロから書く時間をなくすと書かれています。下書きができたら、お客様の事情に合っているかを担当者が見直して仕上げます。進め方は、FLEXで報告書と提案書の下書きを任せるで紹介しています。

Q. 見積書も任せられますか？

見積書の下書きを、AIが補助します。サイトには「確認・修正に集中できます」とあります。品目や数量など下書きの材料はAIにまとめてもらい、金額と条件は担当者が決めて確かめる、と分けておくと安心です。くわしくは、FLEXで見積書と取引の書類の下書きを任せるにあります。

Q. 商談のあとのフォローのメールは？

商談のメモを渡して、お礼と次の約束を入れたメールの文面を用意してもらいます。サイトには「あとは確認して送るだけです」と書かれています。宛名と日付、約束した内容を見直してから送ります。返信の文面の作り方は、FLEXでメールの返信文を下書きするが参考になります。

Q. お客様ごとのやり取りが、メールやメモに散らばっています

FLEXの顧客管理補助で、散らばった顧客情報や対応履歴を整理し、必要なときにすぐ引き出せる形にできます。担当が替わっても、前の話の続きから始められます。手順は、FLEXで取引先ごとのやり取りを整理するにまとめています。

はじめ方と相談先についての質問

Q. どうやって始めますか？

サイトの「Sign Up」からマイページを作成して始めます。すでにマイページがある人は「Sign In」から入ります。最初は、フォローのメールなど一つの仕事だけを選んで試します。

Q. お客様の情報を入れてもよいですか？

利用規約では、機密情報や第三者の権利を侵害する情報などの入力が禁じられています。また、出力は利用や公開の前に、利用者が自ら確かめることになっています。社内で入力してよい範囲を決めてから使います。

Q. 使い方に迷ったときは、どこに相談できますか？

はじめ方や使い方の全体は、FLEXのよくある質問で見られます。サービスについての連絡先は、サイトの特定商取引法に基づく表記に載っていて、メールアドレスと受付時間（平日12:00〜20:00、土日祝と年末年始を除く）が書かれています。返信は、通常2営業日以内が目安です。

まとめ

AIWAY Groupの業務AI「FLEX」は、営業の仕事のうち、提案書・見積・フォローの下書きを任せる使い方ができます。下書きはFLEXに、お客様に合わせた見直しと金額の判断は担当者に、と分けると、お客様と向き合う時間を増やせます。迷ったときは、よくある質問と特定商取引法に基づく表記の連絡先を見れば、次に何をすればよいかが分かります。

営業の仕事が回り始めると、新しい商品のお知らせやブログなど、会社の外への発信も続けたくなります。こうした文章づくりも、今はパソコンやAIにくわしくない人が、ふだんの言葉でたのめるようになっています。発信を続けるなら、AIエージェントのAIKOAIがおすすめです。チャットでひと言たのむだけで、ブログの記事やSNSの投稿文、お知らせの文を書き上げ、公開の前に確かめてから投稿まで進められます。くわしくはAIKOAIの文章作成で紹介されています。