AIWAY Groupの業務AI「FLEX」で休み前の引き継ぎを整える｜残っている仕事・取引先の状況・お知らせの文面を任せる使い方
少人数の会社では、担当者が数日休むだけで仕事が止まってしまうことがあります。年末年始や夏の休み、急な休みの前に、引き継ぎの準備をしようとしても、ふだんの仕事に追われて手が回らないこともよくあります。この記事では、AIWAY Groupの業務AI「FLEX」を、休みに入る前の引き継ぎに使う例を、FLEXのサイトに書かれている機能に沿って紹介します。
休み前の引き継ぎで、時間がかかる4つの仕事
引き継ぎの準備は、大きく分けると次の4つです。
- 残っている仕事を洗い出す
- 取引先ごとの今の状況をまとめる
- 取引先と社内へ、休みのお知らせを送る
- いつもの手順を、代わりの人が分かる形にする
FLEXのサイトには、主な機能として、文書作成支援、メール作成支援、社内FAQ・問い合わせ対応、見積書・請求書関連の補助、顧客管理補助、タスク整理、業務フロー整理、各種ツール連携の8つが並んでいます。引き継ぎの4つの仕事は、このうちのタスク整理、顧客管理補助、メール作成支援、業務フロー整理と文書作成支援に、それぞれ当てはまります。
使い方1：残っている仕事を一覧にする
まず、メモやチャット、メールに散らばっている「やること」を集めて、FLEXのタスク整理で一覧にします。一覧の列は「やること・相手・期限・今の状況・休みの間に代わりの人が受け持つか」の5つにしておくと、代わりの人が読んだときに迷いません。
一覧の下書きができたら、誰に何を渡すかは人が決めます。頭の中にある仕事を書き出す考え方は、FLEXでタスクと業務フローを整理するでも紹介しています。
使い方2：取引先ごとの今の状況をまとめる
休みの間に取引先から連絡が来ても、代わりの人がこれまでの流れを知らなければ答えられません。FLEXの顧客管理補助を使い、取引先とのやり取りを、取引先ごとに「最後に連絡した日・約束していること・次にすること」の形にまとめます。
取引先とのやり取りを、ふだんから引き継ぎやすい形にしておく方法は、FLEXで取引先ごとのやり取りを整理するにまとめています。
使い方3：休みのお知らせの文面を下書きする
取引先へのお知らせには、休みの期間、その間の連絡先、休み明けに返事をする日を入れます。社内の代わりの人へは、使い方1の一覧と使い方2のまとめを添えて、お願いの連絡を送ります。
FLEXのメール作成支援で、この2通の文面を下書きしておけば、あとは人が読んで、日付や連絡先を確かめてから送るだけです。メールの下書きの頼み方は、FLEXでメールの返信文を下書きするが参考になります。
使い方4：いつもの手順を、代わりの人が読める形にする
毎週の入力作業や、決まった日の連絡など、代わりの人が初めて受け持つ仕事には手順書が必要です。担当者が話すように書いたメモを渡し、FLEXの業務フロー整理と文書作成支援で、「いつ・何を見て・何をするか」が順に並んだ手順書の下書きにします。代わりの人に一度読んでもらい、分からなかったところを書き足せば仕上がります。手順書づくりの進め方は、業務マニュアルをAIで作るにあります。
引き継ぎで、人が受け持つところ
FLEXが作るのは下書きです。次の3つは、人が受け持ちます。
- 誰に、どの仕事を渡すかを決める
- AIに渡してよい情報と、渡さない情報を決める
- 下書きを読み、確かめてから送る・渡す
FLEXの利用規約では、機密情報などの入力が禁じられており、出力は利用や公開の前に利用者が自ら確かめることになっています。引き継ぎに使う前に、社内で入力してよい範囲を決めておきます。
休み明けにも使える
休み明けには、休みの間に届いたメールへの返信がたまっています。ここでもメール作成支援で返信の下書きを用意し、使い方1の一覧を、休み明けの「やること」に作り直せます。FLEXは、サイトの「Sign Up」からマイページを作成して始めます。はじめ方は、FLEXのよくある質問にまとめています。
まとめ
AIWAY Groupの業務AI「FLEX」を使うと、休み前の引き継ぎの準備を、下書きから進められます。残っている仕事の一覧、取引先ごとの状況のまとめ、休みのお知らせの文面、代わりの人が読む手順書の4つをFLEXに任せ、誰に渡すか・何を送るかは人が決めます。こうしておけば、担当者が休んでも、社内の仕事が止まりにくくなります。
休みの間に止まってしまうのは、社内の仕事だけではありません。お店や会社のブログやSNSの更新も、担当者が休むと途切れがちです。こうした発信も、今はパソコンやAIにくわしくない人が、ふだんの言葉でたのめるようになっています。休みの間も発信を続けたいなら、AIエージェントのAIKOAIがおすすめです。チャットでひと言たのむだけで、ブログを決めた時間に公開したり、SNSへ予約投稿したりと、毎日のことを続けてくれます。くわしくはAIKOAIのサービスのページで紹介されています。